Konya'daki bir tenis kulübü sağlık raporu ve turnuva izinlerini nasıl toparladı?

Meram Tenis Kulübü 2024-25 sezonuna 132 sporcu, altı antrenör ve dört kortla girdi. Sezon başında kulüp sorumlusu Kerem Doğan klasörü açıp saydığında sağlık raporunun geçerlilik süresi dolmuş 23 sporcu buldu; ikisi o hafta turnuvaya gidecekti. Bir sonraki sezon aynı sayı ikiye indi ve kimse dosya karıştırmadı.

Bitir'den önce kulüp kaydı nasıl tutuluyordu?

Kerem 2012'den beri antrenörlük yapıyor, kulübün sorumluluğunu 2019'da devraldı. Sporcular üç yaş grubuna ayrılmış durumda, haftada iki ya da üç antrenman, sezon boyunca ortalama dokuz turnuva.

Kayıt sistemi iki parçadan oluşuyordu: bir klasör ve dört WhatsApp grubu.

Klasörde kayıt formları, veli izin belgeleri ve lisans için alınan sağlık raporlarının fotokopileri duruyordu. Kâğıtlar eksik değildi; sorun tarihlerdi. Bir raporun ne zaman geçersiz hâle geldiğini gösteren tek şey belgenin üstündeki tarihti ve o tarihi kimse takip etmiyordu. Sezon başında Kerem klasörü baştan sona geçip elle sayıyordu, çünkü başka yolu yoktu.

Sağlık bilgisinin ikinci bir sorunu vardı. Bir sporcunun astımı ya da alerjisi varsa bu bilgi ya kayıt formunun serbest metin kutusunda ya da o çocuğu tanıyan antrenörün aklındaydı. O antrenör izinliyse bilgi de izinliydi.

Turnuva tarafı daha gürültülüydü. Katılım, ulaşım ve konaklama bilgisi grup sohbetinde toplanıyor, Kerem son listeyi çoğu zaman gece yarısı mesajları geriye doğru okuyarak çıkarıyordu. Bir kayıt kaçırıldığında sebep neredeyse hep aynıydı: veli yanıt vermişti ama yanıt 40 mesajın arasında kalmıştı.

Değişim kararı nasıl çıktı?

2024 kasımında bir hafta sonu turnuvasında 14 yaşındaki bir sporcu ısınma sırasında nefes darlığı yaşadı. Astımı olduğu kayıt formunda yazıyordu ve o gün görevli olan antrenör bunu bilmiyordu. Çocuğa bir şey olmadı, ilaç çantasından çıktı, turnuva devam etti.

Kerem için mesele orada bitmedi.

"O gün kimse hata yapmadı" diyor. "Bilgi kulüpteydi, sadece yanlış yerdeydi. Bir klasörde duran bilgi, kort kenarında yok demektir."

Aynı ay içinde ikinci bir sayıyla karşılaştı: sezon boyunca 11 sporcu, ailesi katılmak istediği hâlde turnuvaya kaydedilmemişti. Bunların yedisinde veli grup sohbetinde yanıt yazmıştı.

Bitir'i, kızını Bursa'da bir yüzme akademisine gönderen bir veliden duydu. Aralıkta kurdu, ocak ayındaki ara dönemde bütün sporcuları taşıdı. Aktarım işi iki akşam sürdü; Kerem ile iki antrenör 132 kaydı klasörden girdi.

İlk sezonda ne değişti?

Antrenman programına, kadrolara ya da ücretlere dokunulmadı. Değişen dört şey vardı.

• Her sporcunun kendi profili açıldı: iki acil durum kişisi, antrenörün bilmesi gereken sağlık bilgisi ve tesiste ilaç bulunup bulunmadığı, lisans ile sağlık raporunun geçerlilik tarihi.
• Sağlık ve iletişim bilgisini veliler kendi güncellemeye başladı. Kerem'in tek işi eksik bırakanları görmek oldu.
• Turnuva katılımı, ulaşım ve konaklama son tarihli tek ankete taşındı. Anket perşembe 20.00'de kapanıyor, hatırlatma yalnızca yanıt vermeyenlere gidiyor.
• Yoklama korta girişte işaretlenmeye başladı; üst üste iki antrenmana gelmeyen sporcunun velisine aynı hafta yazılıyor.

Süresi dolmak üzere olan sağlık raporları artık sezon başında değil, her ay tek ekranda görünüyor. Kerem bunun için ayrı bir iş yapmıyor: ayın ilk pazartesi listeye bakıyor, o ay içinde süresi dolacak sporcuların velilerine tek mesaj gidiyor.

Sağlık verisinin kimin göreceği de ilk kez yazılı hâle geldi. Grubu çalıştıran antrenör ve Kerem görüyor; kort görevlisi ile turnuva gönüllüleri üye listesine hiç erişmiyor. Bu ayrım kulüp için sadece pratik bir tercih değil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayıyor ve erişimin göreve göre sınırlanmasını bekliyor.

Sayılar nasıl oluştu?

Devam oranındaki artışın sebebi Kerem'e göre yeni bir motivasyon yöntemi değil, zamanlama. Bırakan sporcular eskiden de aynı noktada bırakıyordu; kulüp bunu üç hafta sonra fark ediyordu. Şimdi ikinci devamsızlıkta veliyle konuşuluyor ve bu konuşmaların önemli bir kısmı sınav, sakatlık ya da servis saati gibi çözülebilir sebeplerle bitiyor.

Turnuva tarafında beklenmedik bir yan etki oldu. Kayıt listesi perşembe akşamı kesinleştiği için kulüp otobüs ve konaklama sayısını iki gün önceden veriyor. Kerem bir sezonda boş koltuk ve iptal edilen oda maliyetinin yaklaşık 9.000 TL azaldığını söylüyor.

"Kâğıt işini iyi yaptığımızı sanıyordum, dosyalar tamdı. Ama dosyanın tam olması yetmiyormuş; o bilginin kortta, doğru antrenörün telefonunda olması gerekiyormuş. Aradaki fark bir klasör değil, bir sezon."

Kerem'in ikinci sezonda eklediği tek şey turnuva sonrası kısa not oldu. Her turnuvadan sonra antrenör, sporcu profiline üç satırlık bir değerlendirme yazıyor. Sezon sonunda veli görüşmelerinde bu notlar açılıyor ve konuşma "çocuk nasıl gidiyor" sorusundan çıkıp somut bir kayda dayanıyor.

Kerem, Bitir'de hangi özellikleri kullanıyor?

• Sporcu başına üye profili. İki acil durum kişisi, antrenörün bilmesi gereken sağlık bilgisi, tesiste ilaç var mı ve nerede duruyor.
• Lisans ve sağlık raporu tarihleri. Süresi o ay dolacak sporcular tek ekranda; hatırlatma yalnızca ilgili velilere.
• Göreve göre erişim. Sağlık bilgisini yalnızca grubun antrenörü ve kulüp sorumlusu görüyor; gönüllüler üye listesine erişmiyor.
• Son tarihli turnuva anketleri. Katılım, ulaşım ve konaklama tek ankette; liste perşembe 20.00'de kesinleşiyor.
• Kortta işaretlenen yoklama. İki antrenman üst üste gelmeyen sporcunun velisine aynı hafta yazılıyor.
• Turnuva sonrası özel not. Üç satırlık değerlendirme yalnızca aileye ve kadroya görünüyor, gruba düşmüyor.

İlgili okumalar: kulüp üye kayıtları: iletişim, sağlık ve izin bilgisi nasıl tutulur ve spor kulübü yönetim yazılımı: bir kulübün gerçekten ihtiyacı olanlar.