Samsun'daki bir voleybol kulübü sezon takvimini nasıl tek yere topladı?

Atakum Fileciler Spor Kulübü 2024-25 sezonunu 94 kız sporcu, dört yaş grubu ve haftada altı saatlik bir belediye salonu payıyla oynadı. Sezon sonunda tabloda üç hükmen mağlubiyet vardı: üçünde de kadro sahaya altı oyuncu çıkaramamıştı. Bir yıl sonra hükmen mağlubiyet sayısı sıfır, antrenman katılımı %68'den %84'e çıktı ve sezonun bütün tarihleri ilk antrenmandan önce yayımlandı.

Sezon takvimi eskiden nasıl yürüyordu?

Kulüp 2017'de, Aslı'nın da aralarında bulunduğu üç eski oyuncu tarafından kuruldu. Antrenmanlar Atakum Belediyesi'nin spor salonunda, başka iki kulüple paylaşılan saatlerde yapılıyor. Kulübün payı haftada altı saat: her yaş grubuna haftada iki antrenman, birer buçuk saat.

Takvim diye bir şey yoktu. Her grubun bir WhatsApp grubu vardı.

Salon saatleri belediyenin aylık programına göre değişiyordu ve program genelde ayın son haftasında geliyordu. Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü'nün il yerel ligi fikstürü bazen maçtan yalnızca sekiz gün önce açıklanıyordu. Okulların ortak sınav haftaları, ara tatiller ve bayramlar hiçbir yere yazılmıyordu; Aslı her birini o hafta gelince hatırlıyor, dört gruba ayrı ayrı yazıyordu. Dört gruptan biri her seferinde atlanıyordu.

En ağır bedeli maçlar ödüyordu. Türkiye Voleybol Federasyonu'nun kurallarına göre sahaya altı oyuncuyla çıkamayan takım maçı hükmen kaybeder. 2024-25 sezonunda bu üç kez oldu: biri Kurban Bayramı'ndan önceki cumartesi, ikisi okul sınav haftasında. Üçünde de Aslı kadronun eksik olduğunu maç sabahı, gelmeyeceğini yazan velilerin mesajlarından öğrendi.

Değişim kararı nasıl çıktı?

Üçüncü hükmen mağlubiyet yıldızlar takımını il yerel liginde grup dışında bıraktı. Takım sahada kaybetmemişti.

"Kızlar ağladı, ben de ağladım" diyor Aslı. "Sonra oturup baktım, kimse bize haber vermeden gelmemezlik yapmamıştı. Hepsi yazmıştı, ama maç sabahı yazmıştı. Sorun velilerde değildi. Biz o tarihi kimseye iki hafta önceden söylememiştik ki planlarını ona göre yapsınlar."

Haziran 2025'te yönetim kurulu bir karar aldı: 2025-26 sezonunun bütün tarihleri ilk antrenmandan önce yayımlanacak ve maç katılımı maç sabahı değil, maçtan üç gün önce sorulacak.

Bitir'i, kızı Konya'da tenis oynayan bir yönetim kurulu üyesi önerdi. Kulüp ağustosta dört yaş grubunu dört kanal olarak kurdu; 94 sporcunun ve velilerinin aktarımı bir hafta sonu sürdü.

Yeni takvim nasıl kuruldu?

Aslı ağustosun son haftasında oturup bütün sezonu yazdı. Sırası şöyleydi.

• Önce değişmeyen tarihler: MEB çalışma takvimindeki ara tatiller ve yarıyıl, resmî tatiller, Ramazan ve Kurban bayramları ile arifeler.
• Sonra belediyenin sezonluk salon programı. Kulüp bu yıl ilk kez aylık değil sezonluk program istedi ve aldı.
• Her yaş grubunun haftalık antrenmanı, sezon sonuna kadar süren tekrarlayan bir kayıt olarak; kapalı günler tek tek çıkarıldı.
• Okulların ortak sınav haftaları ve LGS'ye girecek yıldızlar için haziranın ilk iki haftası, "kısa ve isteğe bağlı antrenman" notuyla.
• Maçlar, fikstür açıklandıkça ayrı kayıt olarak.

Sonuç, her grubun kendi kanalında okunabilen bir sezon oldu: midiler için 58, küçükler için 61, yıldızlar ve gençler için 63'er antrenman. Veliler eylülün ilk haftasında sezonun hangi cumartesilerinin dolu olduğunu biliyordu.

Maçlar için kural basit tutuldu. Fikstür gelince maç takvime giriyor ve Evet, Belki, Hayır düğmeli bir kart olarak gruba düşüyor. Cevap süresi maçtan 72 saat öncesinde doluyor, cevap vermeyen velilere Odak hatırlatıyor. Evet sayısı sekizin altındaysa Aslı'nın bir üst ya da alt gruptan oyuncu çağırmak için hâlâ iki günü var.

Sayılar nasıl değişti?

Katılımdaki artışın büyük kısmı tek bir yerden geldi: sporcular artık kapalı salona ya da iptal edilmiş antrenmana gitmiyor. 2025-26 sezonunda belediye salon saatlerini 14 kez değiştirdi. Aslı her seferinde yalnızca o haftanın kaydını düzeltti ve değişiklik takvimde ve grupta aynı anda göründü. Eski düzende aynı 14 değişiklik 56 ayrı WhatsApp mesajı demekti.

Bayram tarafındaki sonuç Aslı'yı en çok şaşırtan oldu. Kurban Bayramı'ndan önceki hafta yine maç vardı. Bu kez veliler bunu eylülden biliyordu ve 12 kişilik yıldızlar kadrosundan dokuzu memlekete gidişini maçtan sonraya aldı.

"Eskiden sezon bir dizi sürprizdi. Salon değişti, fikstür geldi, bayram geldi, hepsini o hafta öğreniyorduk. Şimdi ağustosta bir akşam oturup yılı yazıyorum, gerisi sadece düzeltme. Veliler bize kızmayı bıraktı, çünkü artık kimse son dakikada haber almıyor."

İkinci sezon için tek değişiklik aidat tarafında olacak. Kulüp aylık sabit aidat yerine dönem başına antrenman sayısına göre ücret almayı planlıyor; yarıyıl tatili yüzünden dört antrenman yapılan şubatın, dokuz antrenman yapılan ekimle aynı fiyatta olması yönetim kurulunun gündemine üç velinin itirazıyla geldi.

Aslı, Bitir'de hangi özellikleri kullanıyor?

• Tekrarlayan takvim kayıtları. Her yaş grubunun antrenmanı sezon sonuna kadar tek kayıt; kapalı günler tek tek çıkarılıyor.
• Etkinlik kartı ve katılım cevabı. Maçlar Evet, Belki, Hayır düğmeli kartla gruba yayımlanıyor; kadro 72 saat önce belli.
• Odak hatırlatmaları. Maç kartına cevap vermeyen veliler uygulamayı açtıklarında bunu ilk iş olarak görüyor.
• Takvimime ekle. Veliler maç ve antrenman tarihlerini kendi telefonlarının takvimine tek dokunuşla kopyalıyor.
• Tekrarlayan yoklama programı. Antrenman yoklaması aynı takvime düşüyor; kapalı haftada program duraklatılıyor.
• Yaş grubu başına ayrı kanal. Midi velisi yıldızların fikstürünü görmüyor, antrenör kendi grubuna odaklanıyor.

İlgili okumalar: bir kulüp ya da kurs için dönem takvimi nasıl planlanır ve iptal edilen dersler ve program değişiklikleri.