Merve Kaya'nın Adana'daki dans akademisi yıl sonu gösterisine çıkan öğrenci oranını %58'den %85'e çıkardı

Adana Seyhan'daki Adım Dans Akademisi 2023-24 sezonuna ekimde 168 kayıtla başladı ve haziran gösterisinde sahneye 97 öğrenci çıktı. Aradaki 71 çocuğun çoğu bir gün bırakmaya karar vermedi; sadece iki hafta gelmedi, sonra bir daha dönmedi. Ertesi sezon akademi aynı programı sınıf başına bir Bitir grubunda yürüttü ve gösteriye 154 kayıtlı öğrencinin 131'i çıktı.

Bitir'den önce akademi nasıl yürüyordu?

Merve, Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi Devlet Konservatuvarı'nda bale eğitimi aldı ve altı yıl sahnede dans ettikten sonra 2019'da Adana'ya dönüp kendi stüdyosunu açtı. Beş yıl içinde akademi 14 haftalık sınıfa, üç öğretmene ve 168 öğrenciye ulaştı. Sezon, ekimden hazirana kadar süren 32 haftalık bir takvimde ilerliyor ve haziranda tek bir yıl sonu gösterisiyle bitiyor.

Yönetim tarafı büyümeye ayak uyduramadı. Akademi dört WhatsApp grubuyla çalışıyordu: küçük yaş bale, büyük yaş bale, modern dans ve hip hop. Yoklama girişte masanın üstünde duran bir deftere işaretleniyordu.

Sorun defterin tutulmaması değildi. Sorun defterin hiç okunmamasıydı.

Merve, bir öğrencinin gelmediğini genellikle o çocuk artık dönmediğinde fark ediyordu. Bir çocuk kasım ortasında iki hafta üst üste gelmezse, aralıkta bir hafta daha atlarsa ve ocakta ders ücreti yatmazsa, akademi bunu ancak ocak sonunda bir kayıp olarak görüyordu. O noktada aramak çok geç oluyordu; aile çoktan cumartesi sabahını başka bir şeye ayırmıştı.

Gösteri dönemi ise ayrı bir kaos üretiyordu. Nisan ve mayısta normal programın dışına ek provalar giriyor, kostüm ölçüleri ve ödemeleri aynı gruplarda dolaşıyor, kadro kararları da grup mesajı olarak paylaşılıyordu. Merve her prova hafta sonu için yaklaşık iki saatini velileri tek tek arayarak geçiriyordu, çünkü grup mesajlarına yanıt veren veli sayısı hiçbir zaman yarıyı geçmiyordu.

Neden değiştirmeye karar verdi?

Karar, 2024 haziranındaki gösteriden sonra oturup basit bir hesap yapmasıyla geldi. Sezona 168 öğrenciyle başlamıştı, sahneye 97'si çıkmıştı.

Merve ayrılan 71 ailenin 40'ına telefon etti. Aldığı yanıtlar birbirine benziyordu: kimse dersten ya da öğretmenden şikâyetçi değildi. Anlatılan şey neredeyse hep aynıydı: çocuk bir hafta hastalandı, sonraki hafta bir aile ziyareti çıktı, üçüncü hafta çocuk "kaçırdığım bölümü bilmiyorum" dedi ve bir daha gitmek istemedi. Kimse bu arada aranmamıştı.

"Ben bunu öğretmenlik sorunu sanıyordum" diyor Merve. "Aslında bir bilgi sorunuydu. Elimde bilgi vardı, defterin içindeydi, ben sadece hiç bakmıyordum."

Türkiye'de özel kurs olarak faaliyet gösteren stüdyolar zaten MEB Özel Öğretim Kurumları mevzuatı gereği devam kayıtlarını tutmak zorunda. Merve'nin defteri bu yükümlülüğü karşılıyordu ama başka hiçbir işe yaramıyordu: kayıt, denetim için tutulan bir belgeydi, öğrenci elde tutmak için kullanılan bir araç değil.

Bitir'i, kızını Adana'daki bir yüzme kulübüne gönderen bir veliden duydu. O kulüpte antrenör, iki hafta üst üste gelmeyen çocuğun velisine aynı gün mesaj atıyordu. Merve uygulamayı ağustos ayında indirdi ve eylülde sezonu yeni düzenle açtı.

İlk sezonda ne değişti?

Merve programın içeriğine dokunmadı. Aynı müfredat, aynı öğretmenler, aynı 32 haftalık takvim. Değiştirdiği dört şey vardı.

• Dört WhatsApp grubu kapandı; her sınıf kendi özel Bitir grubuna taşındı. On dört grup, her birinde yalnızca o sınıfın velileri ve öğretmeni.
• Yoklama her dersin başında uygulamadan işaretlenmeye başladı ve tek bir kural kondu: üst üste ikinci devamsızlıkta aileye aynı gün mesaj atılır.
• Prova müsaitliği, on gün önceden paylaşılan ve kesin son tarihi olan anketlerle toplanmaya başladı.
• Gösteri kadrosu gruba asılmayı bıraktı; her aileye ayrı ayrı özel mesajla iletildi.

İlk fark kasımda görüldü. Eski düzende kasım, sessiz kayıpların başladığı aydı. Yeni düzende Merve kasım boyunca 23 aileye "bu hafta göremedik, her şey yolunda mı?" mesajı attı ve 23 çocuğun 19'u bir sonraki derse geldi.

İkinci fark nisanda geldi. Prova dönemi, akademinin en çok veli kaybettiği dönemdi; bu sefer kostüm duyuruları kendi kanalında, akış sırası sabitlenmiş tek bir gönderide, müsaitlik ise ankette durdu. Merve o dönem boyunca tek bir prova için bile telefon turu yapmadı.

Sayılar nasıl oluştu?

Merve, üç oranın da tek bir mekanizmadan çıktığını düşünüyor: ikinci devamsızlıkta atılan mesaj. "Üçüncü haftayı bekleyince çocuk zaten gitmiş oluyor. İkinci haftada bir mesaj atınca çoğu geri geliyor. Aradaki tek fark benim ne zaman fark ettiğim."

Mesaj sayısındaki düşüşün arkasında daha sıradan bir mekanizma var. Veliler eskiden "bu hafta prova var mıydı", "kostüm parası ne kadardı", "saat kaçta" sorularını Merve'ye özelden soruyordu, çünkü grup içinde bu bilgiyi aramak imkânsızdı. Sabitlenmiş duyurular bu üç sorunun tamamını ortadan kaldırdı.

"Beş yıl boyunca çocukları kaybettiğimi düşündüm. Aslında iki hafta boyunca kimsenin onlara bir şey sormadığını kaybediyordum. Bu sezon aynı dersleri veriyorum, aynı öğretmenlerle çalışıyorum, sahnede otuz dört çocuk daha var."

Merve, gösteri kadrosunu artık liste olarak paylaşmamasının beklemediği bir yan etkisi olduğunu söylüyor. Eski düzende kadro listesi asıldıktan sonraki hafta her yıl birkaç öğrenci akademiden ayrılırdı. Geçen sezon o hafta hiç ayrılma olmadı.

Merve, Bitir'de hangi özellikleri kullanıyor?

• Sınıf başına özel grup. On dört sınıfın her biri kendi grubunda. Küçük yaş bale velisi, büyük yaş grubunun prova lojistiğini hiç okumuyor.
• Ders başı yoklama. Her dersin başında birkaç dokunuş. Panelde işaretlenmemiş yoklamalar görünüyor, böylece öğretmen unutsa bile Merve fark ediyor.
• İkinci devamsızlık uyarısı. Akademinin tek yazılı kuralı: üst üste ikinci devamsızlık aynı gün bir mesaj tetikler. Sezon boyunca en çok işe yarayan şey bu oldu.
• Son tarihli prova anketleri. Prova hafta sonu başına bir anket, on gün önceden. Hatırlatma yalnızca yanıt vermeyenlere gidiyor.
• Öğrenci başına özel hedef kartı. Her çocuk için bir sonraki somut adım, yalnızca ailesine ve öğretmenine görünür. Sınıfa asılan hazırlık listesi yok.
• Sabitlenmiş duyurular. Kostüm, ödeme, akış sırası ve tatil bilgisi tek bir yerde ve aranabilir; grup sohbetinin içine karışmıyor.

İlgili okumalar: dans okulu yönetim yazılımı: bir stüdyonun ders programının ötesinde neye ihtiyacı var ve bir sınıf ya da kulüpte kâğıt defter olmadan yoklama nasıl tutulur.