Mersin'deki bir satranç kulübü çocukların kimlik bilgilerini veli grubundan nasıl çıkardı?

Eylül 2024'te Mezitli Şah Mat Satranç Spor Kulübü'nün bir antrenörü, il birinciliği kaydı için hazırlanan tabloyu antrenörler grubu yerine 214 kişilik veli WhatsApp grubuna gönderdi. Tabloda 74 çocuğun T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve iki sağlık notu vardı. Mesaj 41 dakika grupta kaldı. Bir sezon sonra çocukların kimlik numarasını görebilen kişi sayısı 9'dan 2'ye indi.

Kulüp çocukların verisini eskiden nasıl tutuyordu?

Kulüp 2017'de, emekli bir matematik öğretmeninin Mezitli'deki bir apartman dairesinde açtığı satranç kursundan doğdu. Bugün Mezitli Belediyesi'nin kültür merkezinde hafta içi üç akşam ve cumartesi sabahı antrenman yapıyor: beş yaş grubu, dört antrenör, aylık 900 TL aidat. Sporcular Mersin'deki il birinciliklerine ve yaş grubu turnuvalarına katılıyor.

Satranç sessiz bir spor. Kâğıt işi ise hiç sessiz değil.

Her lisans ve her resmi turnuva kaydı çocuğun T.C. kimlik numarasını ve doğum tarihini istiyor. Yıllar içinde bu bilgiler kulübe her yoldan girmişti: veliler nüfus cüzdanının fotoğrafını antrenörün telefonuna WhatsApp'tan atıyordu, Nazlı aynı bilgileri bir Excel tablosuna geçiriyordu, kayıt formları kültür merkezindeki dolapta bir klasörde duruyordu. Velilerin hepsi, büyükanne ve büyükbabalar dahil, tek bir 214 kişilik WhatsApp grubundaydı. Kimin neyi görebildiğini kimse bilmiyordu, çünkü kimse sormamıştı.

Değişim kararı nasıl çıktı?

Eylül 2024'teki tablo bir dalgınlığın sonucuydu. Antrenör iki grubu da sabitlemişti, yanlış olana dokundu. Bir veli 41 dakika sonra fark edip Nazlı'yı aradığında mesajın altında 168 kişinin gördüğü yazıyordu.

"O akşam ilk kez şunu sordum: bu çocukların kimlik numarası şu an kaç telefonda var?" diyor Nazlı. "Cevabı bilmiyordum. Antrenörlerle oturup saydığımızda yalnızca onların telefonlarında 63 nüfus cüzdanı fotoğrafı çıktı. Hiçbirimiz kötü niyetli değildik, sadece hiçbirimiz silmeyi düşünmemiştik."

Avukat olan bir velinin önerisiyle kulüp, 72 saat dolmadan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ihlal bildirimi yaptı ve tablodaki 74 ailenin her birine ayrı ayrı yazdı. Ardından yönetim kurulu Ocak 2025'te kulübün bütün iletişimini Bitir'e taşımaya karar verdi; kulüp başkanı, Bursa'daki bir yüzme kulübünün velilerle yazışmayı bu şekilde düzenlediğini duymuştu.

Veri haritası ve yeni düzen nasıl kuruldu?

Nazlı işe bir sayfayla başladı: kulübün çocuklarla ilgili tuttuğu her bilginin nerede durduğunu yazdı. Liste 13 satır tuttu. Kayıt formları klasörü, Excel tablosu, saymanın aidat defteri, veli grubu, dört antrenörün telefonu, Nazlı'nın e-postası, turnuva kayıt sisteminin çıktıları, kültür merkezindeki yoklama defteri ve 2019'dan kalma bir kayıt kutusu.

Yönetim kurulu dört karar aldı:

• Kimlik numarası ve doğum tarihi yalnızca üye kaydında duracak ve yalnızca genel sekreter ile başkan görecek.
• Antrenör, seansında bulunan çocukların ismini, veli iletişimini ve müdahale etmesi gereken sağlık notunu görecek; kimlik numarasını görmeyecek.
• Veli grubu kapanacak, her yaş grubunun kendi kanalı olacak ve telefon numaraları diğer velilere görünmeyecek.
• Ayrılan sporcunun iletişim ve sağlık bilgileri üç ay sonra silinecek; silme her yıl genel kuruldan sonraki hafta yapılacak.

Antrenörler Şubat 2025'teki bir toplantıda telefonlarındaki kimlik fotoğraflarını birbirlerinin önünde sildi. Kulübün aydınlatma metni her kanalın en üstüne sabitlendi. Açık rıza yalnızca bir şey için istendi: kulübün Instagram hesabında turnuva fotoğrafı paylaşmak. 96 ailenin 23'ü hayır dedi ve o çocuklar fotoğraflarda yer almıyor.

Sayılar nasıl değişti?

Kalan üç yer Bitir'deki üye kayıtları, saymanın aidat defteri ve yasal olarak saklanması gereken lisans evrakı. 2025 genel kurulundan sonraki hafta Nazlı, kulüpten ayrılan 17 sporcunun kaydını sildi ve kayıt kutusunu imha etti; ikisi de tutanağa girdi.

Mart 2025'te bir veli, kulübün çocuğu hakkında tuttuğu bilgilerin bir kopyasını istedi. KVKK bunun için 30 gün tanıyor. Nazlı cevabı iki gün içinde gönderdi, çünkü artık bakması gereken yer belliydi.

Değişimin bir bedeli de oldu. İlk haftalarda iki veli, turnuva sonuçlarını toplu grupta göremediklerinden şikâyet etti; bir dede, "eskiden her şeyi tek yerden okuyordum" diye kulübe geldi. Kulüp sonuçları her yaş grubunun kanalında turnuva akşamı paylaşmaya başladı. Ekim 2025'e kadar 96 ailenin tamamı kanallara katılmıştı.

"Bir satranç kulübü olarak her hamleyi önceden düşünmeyi öğretiyoruz, ama kendi verimizde üç hamle sonrasını hiç düşünmemiştik. Şimdi bir çocuğun kimlik numarasının nerede durduğunu sorduğunuzda tek cümleyle cevap verebiliyorum."

Eylülde tabloyu yanlış gruba gönderen antrenör bugün kulübün yeni antrenörlerine ilk gün veri düzenini anlatan kişi.

Nazlı, Bitir'de hangi özellikleri kullanıyor?

• Üye kaydı. Kimlik numarası, doğum tarihi, veli iletişimi ve sağlık notu sporcunun kaydında; kimlik numarasını yalnızca genel sekreter ve başkan görüyor.
• Roller. Antrenör rolü seanstaki çocukların ismini, veli iletişimini ve sağlık notunu görüyor; bir antrenör ayrıldığında rolü kaldırmak erişimini de kaldırıyor.
• Yaş grubu başına ayrı kanal. Turnuva duyuruları ve sonuçları beş kanaldan gidiyor; veliler birbirlerinin numarasını görmüyor.
• Sabitlenmiş gönderi. Aydınlatma metni ve fotoğraf izni seçeneği her kanalın en üstünde duruyor.
• Tarihli görev. Genel kuruldan sonraki haftaki silme günü Nazlı'ya atanmış, kimsenin hafızasına kalmıyor.

İlgili okumalar: kulüp ve kurslarda kişisel verilerin korunması ve üye iletişim, sağlık ve izin kayıtları.