Trabzon'daki bir yaz atölyesi haftalık doluluğunu %64'ten %88'e nasıl çıkardı?

Trabzon Ortahisar'daki Pusula Çocuk Atölyesi 2024 yazında altı haftalık programına 90 kişilik haftalık kapasiteyle girdi ve haftalar ortalama 58 çocukla geçti. Kayıt defterinde daha fazla isim vardı; sorun kaydın kendisi değil, kaydın gelen çocuğa dönüşüp dönüşmediğini kimsenin zamanında görmemesiydi. Ertesi yaz aynı program hafta bloğu başına bir Bitir grubunda yürüdü ve haftalık ortalama 79 çocuğa çıktı.

Bitir'den önce yaz programı nasıl yürüyordu?

Sinem, Karadeniz Teknik Üniversitesi'nde sınıf öğretmenliği okudu, dokuz yıl devlet okulunda çalıştı ve 2021'de atölyeyi açtı. Kışın hafta sonu kursları yürüyor, asıl yoğunluk ise haziran sonunda başlayan altı haftalık yaz programında yaşanıyor.

Program haftalık bloklar hâlinde satılıyor. Her hafta üç yaş grubu, her grupta 30 kontenjan, günde beş saat.

Yönetim tarafı ise haftalık değil, günlüktü. Kayıtlar telefonla alınıp bir deftere yazılıyordu. Her pazartesi sabahı Sinem o haftanın velileri için yeni bir WhatsApp grubu kuruyor, cuma akşamı grup kendi hâline bırakılıyordu.

Yoklama en zayıf halkaydı. Çocuklar kapıdan girerken kimse bir şey işaretlemiyordu; akşam kadro oturup kimin geldiğini hatırlamaya çalışıyordu. Gezi günleri bu yüzden gerilimliydi: servise binen çocuk sayısı ile kayıt defterindeki sayı hiçbir zaman tutmuyor, aradaki fark ancak dönüşte kapanıyordu.

Türkiye'de bu tür kurslar zaten MEB Özel Öğretim Kurumları mevzuatı gereği devam kaydı tutmak zorunda. Sinem'in defteri bu yükümlülüğü karşılıyordu, ama yalnızca onu: kayıt denetim için tutulan bir belgeydi, haftayı yönetmek için kullanılan bir araç değil.

Değişim kararı nasıl çıktı?

2024 yazının sonunda Sinem oturup iki sayıyı yan yana koydu. Altı hafta boyunca 90 kişilik kapasiteye karşılık ortalama 58 çocuk gelmişti ve kayıt yaptırıp hiç görünmeyenlerin oranı %17'ydi.

Asıl rahatsız edici sayı üçüncüsüydü: 213 farklı çocuğun yalnızca 81'i birden fazla haftaya kayıt yaptırmıştı.

Sinem gelmeyen ailelerin bir kısmını aradı. Cevaplar birbirine benziyordu. Kimse programdan şikâyetçi değildi; çoğu "hangi hafta olduğunu karıştırdık", "servis saatini bilmiyorduk", "grup mesajlarında kayboldu" diyordu. Bir veli, çocuğunu iki farklı haftaya yazdırdığını sanıp ikincisine hiç getirmemişti.

"Ben pazarlama sorunu sanıyordum" diyor Sinem. "Meğer haftanın kendisini yönetmiyormuşum. Her pazartesi sıfırdan başlıyordum ve bunu altı kez üst üste yapıyordum."

Bitir'i, kızını Bursa'da bir yüzme kulübüne gönderen bir arkadaşından duydu. Uygulamayı nisanda kurdu, haziranda yaz programını yeni düzenle açtı.

İlk yazda ne değişti?

Program içeriğine hiç dokunmadı. Aynı atölyeler, aynı kadro, aynı altı hafta. Değiştirdiği dört şey vardı.

• Her hafta bloğu kendi özel Bitir grubunda açıldı. Aileler kayıt sırasında ekleniyor, blok bitince grup arşivleniyor, bir sonraki hafta sıfırdan kuruluyor.
• Yoklama kapıda, çocuk girerken telefondan işaretlenmeye başladı. Sabah 09.40'ta kayıtlı sayı ile gelen sayısı yan yana görünüyor.
• Altı sabit soru, her bloğun grubunda sabitlenmiş duyuru olarak baştan duruyor: bırakma saati, alma saati, çantada ne olsun, yağmurda program, gezi günü ve ücreti, o gün aranacak numara.
• Gezi izni, alerji bilgisi ve öğle yemeği sayısı pazartesi paylaşılan, çarşamba 18.00'de kapanan tek bir anketle toplanmaya başladı.

İlk fark ikinci haftada görüldü. Sinem kayıt yaptırıp pazartesi görünmeyen dokuz çocuğun ailesine öğleden önce mesaj attı; altısı salı günü geldi. Eski düzende bu dokuz çocuk yaz boyunca hiç fark edilmeyecekti.

İkinci fark gezi günlerinde geldi. Üç gezinin üçünde de servise binen sayı, ankette çıkan sayının aynısıydı. Sinem o yaz gezi sabahı bir kez bile veli aramadı.

Sayılar nasıl oluştu?

Sinem, doluluktaki artışın büyük bölümünü ikinci haftaya dönen çocuklara bağlıyor. Yeni düzende her bloğun cuması, o hafta gelen ailelere bir sonraki bloğun kontenjanı hatırlatılıyor ve çocuk zaten oradayken karar veriliyor. Eskiden bu hatırlatma hiç yapılmıyordu, çünkü cuma akşamı grup dağılıyordu.

Mesaj sayısındaki düşüşün sebebi daha sıradan. Sabitlenmiş altı duyuru, gelen soruların çoğunu daha sorulmadan kapatıyor. Mutfak tarafında da bir yan etki oldu: fazladan hazırlanıp çöpe giden öğle yemeği sayısı haftalık 38'den 9'a indi, çünkü sayı artık tahminle değil ankette kapanan kayıtla veriliyor.

"Üç yıl boyunca yazın kaotik geçmesini işin doğası sandım. Aslında her pazartesi aynı işi baştan kuruyordum ve hiçbirinin kaydı kalmıyordu. Bu yaz aynı atölyeleri yaptım, aynı ekiple çalıştım ve haftada yirmi çocuk daha geldi."

Sinem'in beklemediği bir sonuç da eylülde ortaya çıktı. Yaz boyunca tutulan yoklama ve çocuk bazlı notlar sayesinde kış dönemi hafta sonu kurslarının ilk duyurusu herkese değil, yazın en az iki hafta gelen 134 ailenin listesine gitti. O duyurudan 61 kayıt geldi.

Sinem, Bitir'de hangi özellikleri kullanıyor?

• Hafta bloğu başına özel grup. Altı haftanın her biri kendi grubunda. Blok bitince arşivleniyor, hiçbir veli ait olmadığı haftanın mesajını okumuyor.
• Kapıda yoklama. Çocuk girerken tek dokunuş. 09.40'ta kayıtlı sayı ile gelen sayısı yan yana; aradaki fark gün başlamadan görülüyor.
• Gelmeyen kayda aynı gün mesaj. Atölyenin tek yazılı kuralı: kayıtlı olup görünmeyen çocuğun ailesine öğleden önce yazılır.
• Son tarihli gezi anketleri. İzin, alerji ve yemek sayısı tek ankette; hatırlatma yalnızca yanıt vermeyenlere gidiyor.
• Sabitlenmiş lojistik duyuruları. Altı sorunun cevabı her bloğun en üstünde ve aranabilir durumda.
• Çocuk başına özel not. Günün nasıl geçtiği yalnızca o aileye ve kadroya görünüyor; gruba karşılaştırmalı hiçbir şey düşmüyor.

İlgili okumalar: yaz tatil kulübü yönetimi: haftalık bloklar kimi kaybetmeden nasıl yürütülür ve bir sınıf ya da kulüpte kâğıt defter olmadan yoklama nasıl tutulur.