Grup kültürünüzü koruyan katılım sözleşmeleri nasıl yazılır

Bir koçluk grubunun kültürü, birinci haftanın ilk doksan saniyesinde belirlenir ve kimse gelmeden önce yazdığınız üç kuralla bir arada tutulur. Sözleşme kısadır, davranışsaldır ve iyi biten bir kohort ile dördüncü hafta sessizce dağılan bir kohort arasındaki farktır.

Koçluk gruplarının kurallara neden ihtiyacı var?

Çoğu koç, "kural" sözcüğü öğretmensi geldiği için kural yazmaya direnir; çoğu öğretmen ise kariyerinde zaten yeterince kural yazdığı için. Her iki grup da belge konusunda yanılır, sözcük konusunda haklıdır.

Bir grubun ihtiyacı olan şey; üyelere iki şey sunan küçük, paylaşılan bir anlaşmadır: alana öngörülebilir bir biçim ve bir ihlalin kişisel saldırı gibi düşmeden adlandırılabileceği bir yol. Anlaşma olmadan yönetici her düzeltmeyi doğaçlamak zorunda kalır; on beş kişinin önünde doğaçlamak da çoğunlukla ya çok yumuşak ya da çok keskin çıkar.

Bruce Tuckman'ın 1965 tarihli grup gelişim modeli — biçimlenme, fırtına, normlaşma, performans — elli yıllıktır ve normlaşma evresinin siz planlasanız da planlamasanız da olduğu konusunda hâlâ haklıdır. Seçim, normları yazıp yazmamak ya da grubun bunları baskı altında, çoğunlukla üçüncü haftada ilk garip gönderiden sonra icat etmesini beklemektir.

Katılım sözleşmesi gerçekte ne içermeli?

Şu sırayla altı şey ve başka bir şey yok. Bir telefon ekranında tek sayfayı aşan her şey gözden geçirilmeden okunur; yani aslında yoktur.

1. Amaç, tek cümle. Kohortun ne için olduğu ve ne için olmadığı. "Düzenli yazı pratiği kuran on serbest yazar için sekiz haftalık bir hesap verebilirlik kohortu; müşteri işine geri bildirim alma yeri değildir."
2. Üç davranışsal norm. Üyelerin haftadan haftaya yaşadığı normlar.
3. Gizlilik taahhüdü. Tek satır: grupta paylaşılan grupta kalır; kimlerin grupta olduğu dahil.
4. Kaldırmaya yol açan dört ihlal. Güvenlik riski, gizlilik ihlali, başka bir üyeye hedef saldırı ve üyeden üyeye tanıtım. Geri kalan her şey kaldırma değil, özel konuşma gerektirir.
5. Yöneticinin özel kanalı. Size grup duvarı dışında nasıl ulaşılır — bir özel mesaj, bir e-posta, 15 dakikalık bir görüşme.
6. Veri ve gizlilik sözü. Kim neyi görür, kohort arşivi ne kadar yaşar ve bir üye ayrıldığında ne olur.

Gerçekten ayakta kalan üç kural nasıl yazılır?

Sayı üçtür. İki bir slogandır, on ise kimsenin okumadığı bir politikadır. Her kural iki testi geçmelidir: bir değeri değil bir davranışı tarif etmeli ve bir üyenin önümüzdeki beş dakika içinde yapabileceği ya da durdurabileceği bir şey olmalıdır.

Koçluk, öğretim ve ekip kohortlarında ayakta kaldığını gördüğümüz işe yarar örnekler:

• "Burada başkalarının değil, kendi haftamızdan konuşuruz." Bir üyenin orada olmayan bir eşi, iş arkadaşını veya çocuğu odada olsa savunamayacağı biçimde anmasını engeller.
• "Fikirlere karşı çıkarız, kişilere değil." Fikir ayrılığına izin verir, hedef saldırı versiyonunu engeller.
• "Burada paylaşılan burada kalır." Gizliliği yalnızca yöneticinin değil, grubun normu olarak adlandırır.

"Saygılı olun" her iki testi de geçemez. "Otantik olarak görünün" de geçemez; uygulanması imkânsızdır ve sesli okunduğunda hafif utandırıcıdır. Bir kural moderasyon konuşmasında utandırıcı durmadan adlandırılamıyorsa, o bir kural değil, süslemedir.

Kuralları kim yazmalı — yönetici mi yoksa grup mu?

İlk taslağı yönetici yazar. Grup, ilk iki hafta boyunca değişiklik önermeye davet edilir. Sonra kurallar sabitlenir ve ciddi bir şey olmadıkça bir daha düzenlenmez.

Net bir taraf tutacağımız bir ödünleşim bu. Yıllardır koçların birinci haftadan itibaren ortak yazım yaklaşımını denediğini izledik; neredeyse her zaman daha uzun, daha bulanık ve kimsenin geri dönmediği bir belge üretiyor. Üyeler henüz keskin bir norm için tartışacak kadar birbirine güvenmiyor; yönetici de birinci haftada bulanık bir öneriye geri itmekten çekiniyor. Uzlaşı çıktısı, her ikisinin de en kötü hali oluyor.

Karşı uç — yönetici on emir indirir ve tartışmaya açmaz — farklı biçimde başarısız olur; grubun paylaşılan değil, düzenlenmiş bir alan gibi hissetmesine yol açar. Orta yol, iki hafta taslak-sonra-rafine etme, hem deneyimli uygulayıcının keskinliğini hem de sözü dinlenmiş bir grubun benimsemesini sağlar.

Antalya'da bir belediyenin gönüllü olarak yürüttüğü 14 kişilik öğretmen gelişim kohortunu götüren temsili bir liderlik koçu olan Selin Aksoy'u düşünün. Birinci haftaya üç taslak normla geliyor, on dakikalık bir görüş alıyor, bir ifade değişikliğini kabul ediyor ("Fikirlere karşı çıkarız, kişilere değil" başlangıçta "Fikirlere meydan okuruz, kişilere değil"di) ve oturum sonunda üzerinde uzlaşılan sürümü grubun üstüne sabitliyor. İki hafta yumuşak rafinasyon takip ediyor; kurallara o günden bu yana dokunulmadı.

Kuralları otoriter görünmeden nasıl uygularsınız?

Kişiyi değil, kuralı adlandırın. "Üçüncüsü, burada paylaşılan burada kalır" ifadesi, "sen bir kuralı çiğnedin" ifadesine çok farklı düşer. Gramatik kayma küçüktür. Duygusal kayma muazzamdır.

Herhangi bir açık uyarıdan önce konuşmayı özel mesaja taşıyın. On iki kişinin önünde yapılan açık bir uyarı üyeyi utandırır, grubun geri kalanını haftalarca kısar ve izleyen herkese güvenli hareketin daha az yazmak olduğunu öğretir. Normu adlandıran, etkisini tek cümleyle açıklayan ve nasıl düzeltileceğini soran kısa bir özel mesaj, on durumun dokuzunu çözer.

İyi kurulmuş herhangi bir kohortun orta noktasında üyeler normları kendileri adlandırmaya başlar. İşte o an yönetici uygulayıcıdan ev sahibine geçer ve sözleşme, yazmak için harcadığınız zamanı geri ödemeye başlar.

Bitir, katılım sözleşmesini pratikte nasıl destekler?

Bitir, bir grup yöneticisine birlikte çalıştığında katılım sözleşmesini kimsenin hatırlamak zorunda kalmadan işler hale getiren üç yüzey sunar.

Sabitlenmiş gönderi en basitidir: sözleşme kohortun üstünde, ilk kaydırmada görünür biçimde durur ve program süresince orada kalır. Kohort ortasında katılan yeni üyeler önce onu görür. Sabit, arşiv ve dışa aktarma sırasında da korunur; böylece sözleşme kaybolan bir ek değil, kohortun kaydının bir parçası olur.

Gönderi moderasyon rehberimizde ele alınan yalnızca yöneticiye görünürlük açma-kapama, sözleşme henüz yerleşirken hassas kohortları ilk iki-üç hafta destekler. Yönetici üye gönderilerini görür, grubun geri kalanı hiçbir şey görmez ve normlar kamuya açık yanıtlardan önce özel yanıtlarda kullanılır.

Hangi normun uygulandığını üyeye açıklayan özel notla iki dokunuşluk kaldırma, dört kaldırılabilir kategori için döngüyü kapatır. Üye notu görür; grup hiçbir şey görmez, çünkü gönderi onlar sayfayı yenilemeden önce gitmiştir. Üye başlatma rehberimizin altında çalışan aynı mantık burada da geçerlidir: yönetici kontrolleri sahiplenir, üye konuşmayı sahiplenir, platform yoldan çekilir.

Bitir'in yapmadığı şey, üç kuralınızın ne olması gerektiğine karar vermektir. Bu, grubu yürüten kişinin editöryal yargısıdır ve hiçbir ayar onun yerine geçemez.

İlgili okumalar: Ankara'daki bir özel müzik okulunun grup sözleşmesini nasıl kurduğu ve koçluk gruplarında gönderi moderasyonu: neden önemli ve nasıl yapılır.