Çocuk Kulüplerinde Fotoğraf ve Video İzni: Ne Sorulur, Ne Kaydedilir, Nerede Paylaşılır
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bir çocuğun fotoğrafını kişisel veri sayar ve açık rızayı "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan" rıza olarak tanımlar. Çoğu kulüp bu izni bir kez, kayıt formunda aldı. Sorun şu: form çocuk altı yaşındayken imzalandı, tek bir kutucuğu vardı ve bugün kimse nerede olduğunu bilmiyor.
TL;DR
Fotoğraf iznini her eylülde veliden, yaklaşık 12 yaşından itibaren çocuğun kendisinden de isteyin. Üç ayrı soru sorun: yalnızca kulüp aileleriyle kapalı paylaşım, kulübün herkese açık sitesi ve sosyal medyası, basın ya da profesyonel fotoğrafçı. Hayır diyen çocuğu hiçbir şeyin dışında bırakmayın; fotoğraf çeken kişinin onu tanımasını sağlayın. Gündelik kulüp fotoğraflarını davetle girilen kapalı bir alanda paylaşın; herkese açık paylaşımları izinli çocuklara ayırın, tam ad yazmayın ve asla anlık paylaşmayın.
Kulüpte çocukların fotoğrafını çekmek için gerçekten izin gerekir mi?
Paylaşacağınız her şey için evet. Bunu bir zorunluluk olarak görün.
KVKK'nın metni iki şeyi açıkça ister: veriyi işlemek için bir dayanak (çoğu kulüp için bu açık rızadır, madde 5) ve kişiye verisinin ne için, kimle paylaşılacağının anlatılması, yani aydınlatma yükümlülüğü (madde 10). Kurumun kendi açıklamaları ve rehberleri Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun sitesinde yer alır. 18 yaşından küçük bir çocuk adına rızayı kanuni temsilcisi, yani velisi verir.
Çocuk koruma tarafında da durum benzer. İngiltere'de çocuk koruma alanının başvuru kaynaklarından olan NSPCC'nin fotoğraf ve görüntü paylaşımı rehberi çocuğa her zaman sorulmasını, 16 yaş altı için ayrıca veli izni alınmasını, iznin yazılı ve tarihli kaydedilmesini ve nasıl geri alınabileceğinin anlatılmasını önerir. Türkiye'de bunun karşılığı bir kanun maddesi değil, iyi uygulamadır, ama aynı derecede işe yarar.
Bizim tutumumuz: 12 yaşından itibaren veliyle birlikte çocuğun kendisine de doğrudan sorun. Kulübün Instagram hesabında görünmek istemeyen 13 yaşındaki bir çocuk bunu söylemek için velisine muhtaç olmamalı.
Fotoğraf izni formunda tam olarak ne sorulmalı?
Üç ayrı izin, bir isim kuralı ve bir çıkış yolu.
- Kapalı paylaşım. Yalnızca çocuğun kendi grubundaki ya da takımındaki ailelerle paylaşılan fotoğraflar ve kısa videolar.
- Kulübün herkese açık kanalları. Kulübün sitesi, herkese açık sosyal medya hesapları ve herkesin görebildiği panolar.
- Basın ve profesyonel çekim. Yerel gazete, federasyonun ya da belediyenin yayınları, gösteri ya da turnuva için tutulan bir fotoğrafçı. Bunlar için o anda ayrıca izin almak gerekebilir.
Sonra isim kuralını sormayın, ilan edin. Formda ne yazarsa yazsın, herkese açık paylaşımlarda bir çocuğun tam adı asla yer almamalı; toplu fotoğraflarda yalnızca ilk ad kullanılmalı, yakın çekimlerde hiç kullanılmamalı. Bir ad, bir yüz ve kulübün forması, bir yabancıya çocuğu cumartesi sabahı nerede bulacağını tam olarak söyler.
Son olarak iznin nasıl geri alınacağını ve sonra ne olacağını yazın. Dürüst cevap şudur: basılmış ya da herkese açık paylaşılmış bir fotoğrafı geri toplamak çok zordur. Bunu formda söylemek, herkese açık paylaşım kutucuğunu gerçek bir karara dönüştürür.
Hayır diyen çocuklar için ne yapılır?
Onları galeri dışında her şeye dahil edin.
İzni olmayan çocuk yine oynar, sahneye çıkar, geziye gelir. Asıl iş, fotoğrafı çeken kişinin o çocuğu, tam da çekim anında tanımasını sağlamaktır. Bir klasördeki liste sahanın kenarında işe yaramaz. NSPCC çıkartma ya da rozet önerir; pek çok kulüp renkli bir bileklik ya da ısınmada farklı renk bir yelek kullanır. Sonra yüzleri sonradan bulanıklaştırmak yerine kadrajı değiştirin, kırpın ya da yeniden çekin. Bulanık bir yüz çocuğu gizlemekten çok dikkat çeker.
Bazı retlerin arkasında kulübün sormadan saygı göstermesi gereken bir neden vardır: koruyucu ailedeki bir çocuk, şiddetten kaçan bir aile, bir mahkeme kararı. Her hayıra bunlardan biriymiş gibi davranın.
Kulüp fotoğrafları nerede paylaşılmalı?
Çoğunlukla kapalı bir yerde. Aileler fotoğrafları ister; yabancıların onlara ihtiyacı yoktur.
Velilerin WhatsApp grubu kapalı gibi görünür ama değildir. Her fotoğraf her üyenin galerisine iner, iki dokunuşla iletilebilir ve üç sezonda 130 kişiye ulaşmış bir grupta çocukları çoktan ayrılmış yetişkinler de vardır. Kimin içinde olduğuna kulübün karar verdiği, bir fotoğrafı herkes için kaldırabildiği, her takım için davetle girilen kapalı bir kanal, ailelerin asıl önemsediği işi görür. Kulüp sorumlularından sık duyduğumuz cümle şuna benzer: "Sorun hiçbir zaman fotoğraflar değildi. Sorun, nereye gittiklerini bilmememizdi."
Herkese açık paylaşımlar o zaman küçük ve bilinçli bir sete dönüşür: izinli çocuklar, tam ad yok ve etkinlik sırasında değil, sonrasında. "Minikler şu an okul bahçesinde antrenmanda" cümlesi, okuyan herkese bir program verir.
Gerçek bir kulüpte bu nasıl görünür?
Eskişehir'deki Sazova Cimnastik Kulübü'nü düşünün: 5 ile 15 yaş arası 74 sporcu, dört antrenör, hafta içi iki seans ve cumartesi grubu. Eski kayıt formunda tek bir satır vardı, "Çocuğumun fotoğrafının çekilmesine izin veriyorum", ve 2019'dan bu yana farklı zamanlarda 71 aile tarafından işaretlenmişti.
Eylülün ilk haftasında kulüp her aileye yukarıdaki üç izni içeren yeni bir form, 12 yaş ve üstündeki her sporcuya da kısa bir soru gönderir. Ay sonunda 74 ailenin hepsi cevap vermiştir. 70'i kapalı paylaşıma, 58'i herkese açık paylaşıma, 49'u basına evet der. Dört çocuğun hiç fotoğraf izni yoktur ve 12 yaş üstündeki iki sporcu, velileri evet dediği hâlde herkese açık paylaşıma hayır demiştir; kulüp çocuğun cevabını esas alır.
Bu dört çocuk seanslarda ve aralık ayındaki gösteride mor bir bileklik takar. Her antrenörün telefonunda liste vardır ve baş antrenör her herkese açık paylaşımı yayımlamadan önce 58 kişilik listeyle karşılaştırır. Gösteri fotoğrafları aynı akşam her grubun kapalı kanalına gider; altısı, hepsi izinli çocuklardan, pazartesi kulübün herkese açık sayfasına çıkar.
Bitir bu sürecin neresinde?
İzni, listeyi ve fotoğrafları aynı yerde tutar.
Bitir'in Etkinlik formu bileşeninde Veli izni başlangıç şablonu vardır: velinin işaretlediği bir onay metni ve sizin sorularınız, böylece üç izin kanalda tek bir kartta durur. Yöneticiler kimin gönderdiğini, kimin beklediğini görür ve cevapları güvenlik dosyası için CSV olarak dışa aktarabilir. Her takım davetle girilen ayrı bir kanal olabilir; orada paylaşılan fotoğraflar o kanaldaki ailelerde kalır ve yönetici bir paylaşımı herkes için kaldırabilir. Katılım sözleşmesi, etkinliklerde fotoğraf çeken veliler için kulüp kurallarını taşıyabilir; metni değiştirdiğinizde üyelerden yeni sürümü onaylamaları istenir. Yıllık kaydın geri kalanı için üye iletişim, sağlık ve izin kayıtları rehberimize, mesajlaşma tarafı için gençlik gruplarında güvenli iletişim rehberimize bakabilirsiniz.
Yöneticilerin sorduğu sorular
Kulüpler çocukların fotoğrafını çekmek için veli izni almak zorunda mı?
Paylaşılacak her fotoğraf için evet. KVKK fotoğrafı kişisel veri sayar ve 18 yaşından küçük bir çocuk adına izni veli verir. Bunun yanında çocuğun kendisine de sorulmalıdır. İzni yazılı ve tarihli olarak kaydedin.
Tek bir fotoğraf izni kutucuğu yeterli mi?
Hayır. Yalnızca kulüp aileleriyle kapalı paylaşım, kulübün herkese açık sitesi ve sosyal medya hesapları, yerel basın ya da profesyonel fotoğrafçı için ayrı ayrı sorun. Pek çok aile ilkine evet, ikincisine hayır der ve tek kutucuk onları ya hep ya hiç seçmeye zorlar.
Fotoğraf izni olmayan bir çocuk için kulüp ne yapmalı?
Çocuğu asla etkinlikten çıkarmayın. Fotoğraf çeken herkesin o çocuğu tanımasını sağlayın, örneğin renkli bir bileklik ya da çıkartmayla, ve paylaşılan her kareden çerçeveleyerek ya da kırparak çıkarın. Toplu fotoğraf ya onsuz çekilir ya da paylaşılmaz.
Fotoğraf izni ne sıklıkla yenilenmeli?
Her yıl, sezonun ya da eğitim öğretim yılının başında ve yeni bir durum çıktığında, örneğin profesyonel bir fotoğrafçı geldiğinde ya da yerel gazete haber yapmak istediğinde. Çocuk altı yaşında kayıt olurken imzalanan form, aynı çocuk 12 yaşına geldiğinde güvenilir bir cevap değildir.
Kulüp fotoğrafları velilerle WhatsApp grubunda paylaşılabilir mi?
Herkese açık bir sayfadan iyidir ama gerçek anlamda kapalı değildir. Her fotoğraf her üyenin galerisine iner ve iki dokunuşla iletilebilir. Üyeliğini kulübün yönettiği, bir fotoğrafı herkes için kaldırabildiği davetle girilen kapalı bir kanal daha güvenli varsayılandır.
Bu yılın fotoğraf iznini tek kartta toplayın
Her aileye tek bir izin formu gönderin, kimin beklediğini görün ve kulüp fotoğraflarını yalnızca doğru ailelerin açabildiği kapalı kanallarda paylaşın.
Grubunuzu Kurun