Bir koçluk grubunda rolleri yönetmek: lider, yardımcı, üye

Bir grup koçluğu programı üç rolle yürür: hedeflere, ödevlere ve moderasyona sahip bir yönetici; tam yönetici kontrolü olmadan gruba destek olan bir yardımcı; ve işi yapan üyeler. Meredith Belbin'in Management Teams: Why They Succeed or Fail (1981) kitabında ortaya koyduğu takım rolleri araştırması, etkili takımlarda dokuz farklı katkı belirledi — bir koçluk grubu için pratik ders daha dardır, ama aynı yerden başlar: kimin ne yaptığına dair netlik.

Bir grup koçluğu programında farklı roller nelerdir?

Üç rol neredeyse her grubu kapsar: yönetici, yardımcı, üye.

Yönetici, adı programın üzerinde olan kişidir. Grubu oluşturur, her üyenin hedeflerini belirler, haftalık ödevi yayımlar, check-in'leri açıp kapatır, gönderileri denetler, katılım sözleşmesini yönetir ve ayarları ile varsa faturalandırmayı kontrol eder. Çoğu küçük programda yönetici; koç, öğretmen ya da takım lideridir ve tektir.

Üye, programın kendisi için var olduğu herkestir. Bir üye gönderi paylaşır ve yorum yapar, kendi hedeflerini takip eder, ödevleri tamamlar, check-in'leri yanıtlar ve paylaşılan grup alanını görür — ve kritik biçimde, başkasının değil yalnızca kendi özel ilerlemesini görür. İşte bu son nokta, grubu insanların dürüst olabileceği kadar güvenli kılan şeydir.

Yardımcı, ikisinin arasında durur. Bir yardımcı; bir eş-koç, bir yardımcı öğretmen ya da yöneticinin yetkilerinin tanımlı bir diliminin verildiği güvenilir bir üyedir — yönetici bakmadığında grubu yürütecek kadar, fazlası değil. Rol tasarımının zor kısmı bu üçünü adlandırmak değildir; yardımcının nelere dokunabileceği ve dokunamayacağı konusunda disiplinli olmaktır.

Birden fazla kişinin neden yönetici hakkı olmalı?

Çünkü tek bir yönetici, tek bir arıza noktasıdır.

Yalnızca bir kişi denetleyebiliyorsa, bir gönderinin kaldırılması gereken gece tam da o kişinin uyuduğu, hasta olduğu ya da uçakta olduğu gecedir. Tek yöneticinin uyanmasını on iki saat beklemek zorunda kalan bir grup, o on iki saat boyunca kendisine bakan kimsesi olmayan bir gruptur. Koruma açısından hassas her şey için — bir gençlik grubu, bir okul kohortu, terapiye yakın bir wellness programı — bu boşluk kabul edilemez.

Daha yumuşak bir neden de var. Grupta tek ses olmaya çalışan bir yönetici tükenir ve grup birbirine yardım etmek yerine onu beklemeyi öğrenir. İyi seçilmiş bir yardımcı, istediğiniz davranışı modeller: yeni bir üyeyi karşılayan, kolay bir soruyu yanıtlayan ve herkesin sürekli sorduğu şeyi sabitleyen biri.

Çalışan bir oran olarak yaklaşık her sekiz üyeye bir yardımcı düşürmeyi savunuruz. 12 kişilik bir kohort yalnızca yöneticiyle ya da tek bir yardımcıyla gayet iyidir; sınıflara bölünmüş 40 kişilik bir kurum ise her şeyi denetleyen tek bir yorgun müdür değil, grup başına bir yardımcı (çoğu zaman sınıf öğretmeni) ister.

Bir yardımcının yapabilip bir üyenin yapamadığı şey nedir?

Bir yardımcı, yöneticinin işinin adlandırılmış bir alt kümesini yapar ve disiplin alt küme sözcüğündedir.

Makul bir yardımcı şunları yapabilir: gönderileri sabitleyip kaldırmak, yeni üyeleri karşılayıp yönlendirmek, duyuru yapmak ve yöneticinin adına soruları yanıtlamak. Bir yardımcı grup ayarlarını değiştirememeli, faturalandırmayı görememeli, üye çıkaramamalı ya da başkalarının hedeflerini düzenleyememelidir. Bunlar sahip düzeyinde kararlardır ve bunları etrafa dağıtmak, bir grubun kimin sorumlu olduğu konusunda sessizce anlaşamayan iki kişiyle sonuçlanmasının yoludur.

İşte yetki başına model, sabit bir kademenin tam da burada önüne geçer. Bitir'in rol düzenleyicisinde her hak ayrı bir geçiştir — gönderi denetle, duyuru yap, üyeleri yönet, hedefleri düzenle, ayarları gör — böylece yardımcı rolünü "üye" ile "eş-sahip" arasından seçip birinin yeterince yakın olmasını ummak yerine gerçek işe göre kurarsınız. Bir özel ders ajansı kıdemli bir öğretmene moderasyon ve duyuru verip üye yönetimini esirgeyebilir; bir spor kulübü tam tersini yapabilir.

Üyelere çok fazla ya da çok az kontrol vermekten nasıl kaçınılır?

Tabanı düşük tutun ve bilinçli olarak yükseltin.

Doğru üye varsayılanı şudur: serbestçe katıl, yapısal hiçbir şeyi kontrol etme. Gönderi paylaş, yorum yap, kendi hedeflerini takip et, check-in'leri yanıtla, paylaşılan alanı gör. Bu, işi yapmaya ve tam bir katılımcı gibi hissetmeye yeter. Aynı zamanda grubu dürüst tutan düzeydir, çünkü hiçbir üye bir başkasının gönderisini kaldıramaz ya da bir başka üyenin özel ilerlemesine bakamaz.

Çok fazla kontrol güvenliği bozar. Herhangi bir üye herkesin hedeflerini görebildiği ya da gönderileri silebildiği an, insanlar koçluğun dayandığı dürüst, biraz utandırıcı check-in'i yazmayı bırakır. Çok az kontrol katılımı bozar: üyelerin gönderi paylaşamadığı bir grup koçluk grubu değil, fazladan adımları olan bir bültendir.

Gerçekte karşılaştığınız karar "üyeler ne kadar güç alır" değil, "üyeler arasında kim yardımcı rolünü hak eder ve ne zaman" sorusudur. Cömert olmadan terfi ettirin ve halihazırda gördüğünüz bir davranış için terfi ettirin — başkalarının sorularını doğal olarak yanıtlayan üye, unvanı isteyenden daha iyi bir yardımcıdır.

Roller bir program boyunca ne zaman değişmeli?

Roller, bir grubun ömrü boyunca sabit değildir. Planlamaya değer iki an, program ortası terfi ve program sonrası devirdir.

Ankara'da bir kariyer koçu olan Selin Aydın, 11 kişilik 12 haftalık bir kohort yürütüyor. İlk üç hafta grubu tanırken her hakkı kendinde tutuyor. Dördüncü hafta civarında bir üyeyi — genellikle yeni gelenleri sessizce karşılayan ve pratik soruları yanıtlayan kişiyi — yalnızca moderasyon ve duyuru haklarıyla yardımcı yapıyor. Sekizinci haftaya gelindiğinde o yardımcı, geç katılanlar için karşılama ritüelini yürütüyor ve Selin çok daha az denetliyor.

Konuştuğumuz koçlar sık sık şöyle şeyler söyler: "Yıllarca hiçbir şeyi devretmeye direndim; sonunda bir üyeyi yardımcı yaptığım gün grup dağınıklaşmadı, ısındı. Meğer insanlar parçası oldukları şeye bakmak istiyormuş."

Bir programın sonunda, bir kohort gayriresmî olarak buluşmaya devam etmek isterse en temiz hamle; yönetici rolünü onu sürdürecek bir üyeye devretmek, artık elinizde tutmanız gerekmeyen yapısal hakları kaldırmak ve kendiniz üyeliğe geri çekilmektir. Bitir'in iki dokunuşluk kaldırması ve yetki geçişleri hem terfiyi hem devri hızlı kılar; böylece rol yapısı birinci haftada donmak yerine grubun yaşamını izleyebilir.

İlgili içerik: grup kültürünüzü koruyan katılım sözleşmeleri nasıl yazılır ve koçluk gruplarında gönderi moderasyonu.