Kulüp Saymanının İşi: Gönüllülerle Yürüyen Bir Grupta Parayı Şansa Bırakmadan Yönetmek

Birleşik Krallık'ta Charity Commission'ın iç mali kontroller rehberi (CC8) bir noktanın altını her şeyden çok çiziyor: hiç kimse bir kuruluşun parasını tek başına kontrol edebilmemeli. Türkiye'de 5253 sayılı Dernekler Kanunu da aynı mantıkla yönetim kurulunun yanına bir denetim kurulu koyuyor. Çoğu küçük kulüpte ise aidatı toplayan, bankaya yatıran, faturaları ödeyen ve rakamları yazan aynı kişidir. Bu rehber, işi büyütmeden bunu değiştirmekle ilgili.

Bir kulüp saymanı gerçekte ne yapmak zorunda?

Beş şey; yazıya dökmeye değer, çünkü çoğu devir teslim notunda yazmaz.

• Üyelerin borçlu olduğunu toplamak: aidat, ders ücreti, gezi kaporası, forma.
• Bunu zamanında ve eksiksiz bankaya yatırmak.
• Kulübün giderlerini ödemek: salon kirası, federasyon ve lisans ücretleri, sigorta, antrenör kursları.
• Her giriş ve çıkışı, arkasında bir makbuz ya da banka dekontu olacak şekilde kaydetmek.
• Rakamları yıl içinde yönetim kuruluna, genel kurulda da üyelere raporlamak.

Bunların hiçbiri muhasebe diploması gerektirmez. Bir düzen ve ikinci bir göz gerektirir.

Parayı neden tek bir kişi tutmamalı?

Kısmen kulübü, kısmen de saymanı korumak için. Bakiye tutmadığında ve paraya yalnızca bir kişi dokunmuşsa, o kişinin bunun daha kötü bir şey değil de bir hata olduğunu gösterecek hiçbir yolu yoktur. Konuştuğumuz saymanlar çoğu zaman şuna benzer bir şey söylüyor: "Yaz şenliğinden sonra kasa 60 sterlin eksik çıkana kadar kimsenin beni bir şeyle suçlayacağından endişelenmemiştim. Sayan tek kişi bendim."

CC8 hayır kurumları için yazılmış, ama kontrolleri her kulübe uyar. Gönüllü bir yönetim kurulu için en önemlileri basittir. Geliri toplayan kişi, onun mutabakatını yapan tek kişi olmamalı. Banka ödemeleri iki kişinin onayını istemeli; çoğu kurumsal internet bankacılığı hesabı çeke iki imza yerine ikinci bir onaycı tanımlamanıza izin verir. Ve ikinci bir yönetim kurulu üyesi, genellikle başkan, aylık mutabakata bakıp onu paraflamalı. Türkiye'deki derneklerde denetim kurulunun yılda en az bir kez yaptığı iç denetim bunun yerine geçmez; ona ek olarak çalışır.

Sonuncusu ayda on dakikaya mal olur. En çok şeyi yakalayan kontrol de odur.

Bir kulüp hâlâ nakit almalı mı?

Aidat ve ücretler için hayır. Birkaç üyenin işini biraz zorlaştırsa da bu konuda net bir tavır alırdık.

Nakit aidat izlenmesi en zor, salondan bankaya giderken kaybolması en kolay ve takibi en tatsız paradır, çünkü zarftaki 500 liranın bu ayın mı geçen ayın mı olduğunu kimse kanıtlayamaz. Üyelerden açıklamaya kendi adlarını yazarak havale ya da EFT yapmalarını isteyin; banka dökümü kimin ödediğinin kaydı hâline gelir. Bu şekilde ödeyemeyen aileler için nakdi o anda makbuzla kaydedin ve bir sonraki yatırmayla bankaya koyun. Derneklerde elden alınan her gelir için alındı belgesi kesilir; banka yoluyla yapılan tahsilatta dekont bu belgenin yerini tutar.

Nakdi gerçekten gerektiren işlere saklayın: çekiliş, kantin, kapıda bilet. Bu durumda iki kişi parayı birlikte sayar, toplamı bir sayım tutanağına yazar, ikisi de imzalar ve para bir hafta içinde bankaya yatırılır. CC8'in çekiliş ve gösteriler için önerdiği bir nokta da kopyalamaya değer: biletleri numaralayın, hangi koçanın kimde olduğunu kaydedin ve parayı satılan biletlerle karşılaştırın.

Uygulamada nasıl görünür?

Swindon'da kurgusal bir bisiklet kulübü olan Millbrook Wheelers'ı düşünün: 92 üye, yıllık 38 sterlin aidat ve her antrenörlü sürüş için 4 sterlin. Nakitle geçen son sezonunda sayman tipik bir ayda 23 nakit ödeme alıyor, bunları sürüşler arasında bir kutuda tutuyor ve birkaç haftada bir bankaya yatırıyordu. Yıl sonunda kasa defteri ile banka arasında 147 sterlin fark vardı ve farkın nereden geldiğini kimse söyleyemedi.

Sonraki sezon yönetim kurulu üç şeyi değiştirdi. Aidat, açıklamasında üyenin adı yazan banka havalesine geçti; sürüş ücretleri her bisikletçinin ödendi olarak işaretleyebildiği aylık bir talebe döndü; başkan da banka hesabına ikinci onaycı olarak eklendi. Nakit, sürüş sonrası kafe kumbarasına indi ve iki kişiyle sayıldı. Yıl sonu farkı sıfırdı ve genel kurul hesapları bir hafta sonu yerine bir akşam sürdü.

Saymanın hangi kayıtları tutması gerekir?

Bir tabloda ya da muhasebe aracında tek bir kasa defteri; her giriş ve çıkış için bir satır: tarih, kim, ne için, tutar ve belge. Belge bir makbuz, fatura ya da banka dekontudur. Kendi cebinden 450 liraya huni alan bir gönüllü bunu makbuzu ekleyerek talep eder; ödeme nakit tahsilattan değil, havaleyle yapılır.

Kasa defterini, banka dökümlerini, makbuzları ve alındı belgesi koçanlarını en az altı yıl saklayın; dernekseniz mevzuattaki saklama sürelerini de kontrol edin. Bunları, sayman görevi bıraktığında yönetim kurulunun ulaşabileceği bir yerde tutun: başkanın açabildiği ortak bir klasör uygundur, kişisel bir dizüstü bilgisayar uygun değildir. Ödenmemiş aidatları takip etme rehberimiz kaydın öbür yüzünü anlatıyor: kimin hâlâ borçlu olduğunu bilmek.

Bir kulübün ne zaman kayıt olması ya da hesap vermesi gerekir?

Bu, kulübün ne olduğuna bağlıdır. Türkiye'de pek çok spor kulübü ve kurs dernek olarak kurulur ve 5253 sayılı Dernekler Kanunu'na tabidir. Dernekler gelirlerini alındı belgesiyle ya da banka yoluyla toplar, gelir toplayacak kişilere yönetim kurulu kararıyla yetki belgesi verir, yılda en az bir kez denetim kurulundan geçer ve faaliyet ile hesap sonuçlarını gösteren dernek beyannamesini her yıl ocak ile nisan sonu arasında DERBİS üzerinden Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü sistemine bildirir.

Birleşik Krallık'ta İngiltere ya da Galler'de kurulu bir hayır kurumu, yıllık geliri en az 5.000 sterline ulaşınca Charity Commission'a kayıt olmak zorundadır. Kayıtlı hayır kurumları mali yılın bitiminden sonraki 10 ay içinde yıllık rapor verir; gelir 25.000 sterlini geçince hesapların bağımsız incelemeden geçmesi gerekir. Tüzüğünüzü de kontrol edin: geliriniz ne olursa olsun bir denetçi isteyebilir.

Sayman genel kurulda neyi raporlamalı?

Üyelerin iki dakikada okuyabileceği tek bir sayfa: türüne göre gelirler, türüne göre giderler, açılış ve kapanış banka bakiyesi ve kulübün işletme giderlerine kıyasla ne kadar yedek tuttuğu. Üç aylık gider tutarında bir yedek çoğu kulüp için makul bir hedeftir; salonun kapanmasını ya da bir sponsorun çekilmesini atlatmaya yeter. Dernek ve kulüp genel kurulu rehberimiz hesapların gündemde nereye oturduğunu gösteriyor.

Bitir bunda nasıl yardımcı olur?

Bitir para taşımaz ve bu bilinçli bir tercihtir: üyeler yine kulübün kendi banka hesabına öder. Ödeme widget'ının yaptığı, kimin neyi borçlu olduğunun kaydını tutmaktır. Sayman aidatı ya da ders ücretlerini bir şablondan talep olarak gönderir, her üye yalnızca kendi talebini görür ve havalenin ekran görüntüsüyle ödendi olarak işaretler; sayman da bildirimi onaylar ya da reddeder. Seansta alınan nakit o anda kaydedilir ve kendi referans numarası olan bir makbuz otomatik olarak üyeye gidebilir.

Ödeme yetkileri bir roldür; böylece sayman ve bir yardımcısı ödemeleri görüp onaylayabilirken antrenörler kimin geride kaldığını hiç görmez. Yıl sonunda CSV dışa aktarımı, banka dökümüyle karşılaştırmak için her ödemeye bir satır verir.

İlgili okumalar: Kayseri'deki bir halk oyunları derneğinin aidat takibini nasıl düzene soktuğu ve Mersin'deki bir satranç kulübünün çocukların kimlik bilgilerini veli grubundan nasıl çıkardığı.