Medrese yönetim yazılımı: öğretmenler ve yöneticiler ne kullanıyor?

Bir medresenin tek uygulamadan dört şeye ihtiyacı vardır: her sınıf için özel bir grup, her çocuk için yalnızca velisinin görebildiği bir ilerleme hedefi, sesli ezber kabul eden haftalık ödevler ve kimseyi takip etmeden gelen veli bildirimleri. Türkiye'de Kur'an kursları ve hafızlık merkezleri Diyanet çatısı altında, büyük ölçüde gönüllülükle yürür; tıpkı İngiltere'deki binlerce takviye okulu gibi (National Resource Centre for Supplementary Education birkaç bin tane olduğunu tahmin ediyor), bunların neredeyse hiçbirinde amaca özel bir yönetim sisteminin varsaydığı ofis yoktur.

Bir medresenin yönetim yazılımından gerçekte ihtiyacı olan nedir?

Kısa yanıt: yoklamanın, her çocuğun hedefinin, haftanın ödevinin ve veli bildirimlerinin bir kâğıt yoklama defteri, bir yığın ilerleme kartı ve bir dizi WhatsApp grubuna dağılmak yerine birlikte yaşadığı sınıf başına özel bir alan.

Çoğu medrese yazılıma ancak idari iş acı vermeye başladığında uzanır. Her veli grubu için bir sınıf WhatsApp grubu, üstüne bir öğretmen grubu, bir kâğıt yoklama, çocuk başına elle çizilmiş bir ilerleme kartı — işe yarar, ta ki yaramayana kadar; ve yaramadığı an genellikle bir velinin Pazar gecesi çocuğunun nasıl gittiğini sormasıdır.

Dört yetkinlik, on beş kişilik tek bir Cumartesi sınıfından yüz kişilik altı sınıflı bir hafta sonu okuluna kadar neredeyse her medreseyi karşılar.

1. Sınıf başına özel bir grup. Her sınıf kendi kapalı alanıdır. Çocuklar, hedefler ve bağlı veliler o sınıfa sınırlıdır ve diğerlerine görünmez.
2. Çocuk başına bir bireysel hedef. Çocuğun, velisinin ve öğretmenin görebildiği, başka kimsenin göremediği tek, somut bir hedef — isimli bir sure, bir cüz, bir elifba ders numarası.
3. Ses kabul eden haftalık ödevler. İş, ezberdir. Çocuk haftanın bölümünü evde kaydedip gönderir; öğretmen, dersin ilk on dakikasını tek tek dinlemek yerine hafta içinde dinler.
4. Kendini gönderen veli bildirimleri ve öğretmen koordinasyonu. Devamsızlık notları, ilerleme bildirimleri ve haftalık bir özet bildirim olarak gelir — ve öğretmenlerle baş öğretmenin nöbet ve takvim değişikliklerini hallettiği tek bir personel alanı.

Bu listede olmayanlara dikkat edin: bir ücret tahsilat motoru, tam bir takvim modülü, kamuya açık bir web sitesi oluşturucu. Bunlar büyük ölçekte yararlı olabilir. Düzenli hisseden bir medreseyi kaotik hisseden birinden ayıran şey bunlar değildir.

Bir medrese tek grup mu, sınıf başına bir grup mu yürütmeli?

Sınıf başına bir grup; baş öğretmen hepsinin üzerinde bir genel bakış tutar.

Tüm medrese için tek bir grup yürütmek caziptir çünkü daha basit görünür — tek bir yer, herkes içinde. Pratikte bir medreseyi düzensiz hissettiren şey budur. Başlangıç elifba sınıfının velileri Arapça sınıfının duyurularını görür, yoklama hiç aynı odada olmamış çocukları karıştırır ve her çocuğun ilerlemesi onunla ilgisi olmayan bir ilerleme akışında durur.

Doğru yapının çoğu yöneticinin beklediğinden daha kararlı olduğunu savunuyoruz: ilk günden sınıfa göre bölün ve her sınıfı kendiniz okutma dürtüsüne direnin. Altı sınıf sohbetinin içinde oturup her şeyi yanıtlayan bir baş öğretmen, tüm okulun beklediği darboğaza dönüşür. Bitir'de baş öğretmen sınıf gruplarını kapsayan bir rol alır — her sınıfın yoklamasına ve ilerlemesine görünürlük — her sınıf öğretmeni ise kendi grubunun ödevlerini, hedeflerini ve yoklamasını yönetir. Genel bakış gerçektir; mikro yönetim gitmiştir.

Tek bir grup yürütmesi gereken medrese yalnızca tek haftalık sınıfı olan, grubun okulun kendisi olduğu medresedir. İkinci bir sınıf var olduğu anda kendi grubunu hak eder.

Medrese öğretmenleri her çocuğun ilerlemesini nasıl takip eder?

Her çocuğa dönemlik hedefine ayarlanmış tek bir bireysel hedef verin, haftalık güncelleyin ve çocuğa, velisine ve öğretmene özel tutun.

WhatsApp döneminin belirsiz "hıfzına devam et"i kimseye bir bitiş çizgisi vermez. Somut, isimli bir hedef — "ara tatile kadar Mülk suresini bitir", "elifba 18. derse ulaş", "Amme cüzünün ikinci yarısını ezberle" — çocuğa çalışacağı bir şey, veliye soracağı bir şey verir. Hedef, öğretmen kötü ışıkta bir kâğıt kartı fotoğraflamadan veliye görünür olduğunda, veli sormayı bırakıp yüreklendirmeye başlar.

Ezber, sesli ödevlere aittir. Bir haftalık gönderimleri kendi telefonundan, kendi temposunda dinleyen bir öğretmen her çocuğu düzgünce duyar — yalnızca süre dolduğunda önde oturan üçünü değil. Bitir ödevleri ses eklerini kabul eder; böylece kayıt, öğretmenin geri bildirimi ve tamamlanma işareti aynı ödevde durur.

Her çocuğun hedefini özel tutmak göründüğünden daha çok önemlidir. Konuştuğumuz medrese yöneticileri sık sık aynı şeyi söyler: "Ben bir öğretmenim, bir ofis değil; en son isteyeceğim şey en yavaş çocuğun ilerlemesinin herkese sergilendiği bir sınıftır." Tüm sınıfa görünürlük bir medreseyi bir lider tablosuna çevirir ve geride kalan çocuk sessizce denemeyi bırakır. Ortak kilometre taşlarını sesli kutlayın; bireysel hedefleri sessiz tutun.

Her aileyi takip etmeden medrese velilerini nasıl bilgilendirirsiniz?

Bildirimi, velinin açmayı hatırlaması gereken bir akış değil, bir gönderim yapın.

Veliler kendi çocuklarıyla ilgili satırı bulmak için bir sınıf sohbetinde geriye kaydırmaz ve dönemlik bir bülteni okumaz. Çocuklarının bu Cumartesi devamsız işaretlendiğini ya da Eylül'de konan ezber hedefine ulaştığını söyleyen kısa bir bildirimi ise okurlar. Bildirimi, medresenin zaten kaydettiği bir şeye — yoklama, hedef, ödev — bağlayın ve takip kaybolur.

Bu aynı zamanda sessiz bir güvenlik işi de yapar. İngiltere Eğitim Bakanlığı'nın okul dışı ortamlar uygulama kuralları, sağlayıcıların doğru bir katılım kaydı ve velilere açık bir hat tutmasını bekler. Uygulamada devamsız işaretlenen bir çocuk, öğretmen tek bir mesaj yazmadan o aileye otomatik bir not tetikleyebilir — kuralın tutmanızı istediği hat tam da budur.

Bir örnek: Kübra Yıldırım, İstanbul Üsküdar'da Nur Hafta Sonu Medresesi'ni yürütüyor — tek bir Cumartesi sabahı, dört öğretmenle altı sınıfa bölünmüş 80 çocuk. Bitir'de sınıf başına bir tane olmak üzere altı grup yürütüyor ve hepsinin üzerinde baş öğretmen genel bakışını tutuyor. Her çocuğun yalnızca velisinin gördüğü dönemlik bir hedefi var. Öğretmenler yoklamayı ilk iki dakikada alıyor; üst üste iki kez devamsız işaretlenen bir çocuk velisine otomatik bir not gönderiyor. Her öğretmen haftada bir iki satırlık bir özet paylaşıyor. Kübra'nın kendi Cumartesi gecesi idari işi — nöbet kovalamak, yoklamayı kopyalamak, veli mesajlarını yanıtlamak — bir akşamın çoğundan yaklaşık yirmi dakikaya indi, çünkü ilerleme zaten kayıtlı ve veliler zaten görebiliyor.

Küçük medreselerin özel bir medrese yönetim sistemine ihtiyacı var mı?

Genellikle yok ve onu erken satın almak en sık yapılan hatadır.

Amaca özel medrese yönetim sistemleri gerçektir ve bazıları iyidir, ama öğrenci başına yıllık ücretlendirilir ve tam zamanlı bir ofis etrafında kurulur — takvim, ücretler, yoklama, raporlama, hepsi işi onları çalıştırmak olan birini varsayar. Baş öğretmenin ders verip yönettiği ve kapıyı kilitlediği bir hafta sonu medresesinde o kişi yoktur. Yazılım yarı yapılandırılmış ve içerlenmiş halde kalır.

Önemli olan dört işle başlayın ve ağırlığı yalnızca okul gerçekten bir görevli istihdam edecek kadar büyüdüğünde ekleyin. Hedefler, sesli ödevler, yoklama ve veli bildirimleriyle sınıf başına özel bir grup günlük işi karşılar ve ücretsiz başlayabilir. Aynı sınıf-başına-bir-grup kuralı büyürken de temiz biçimde ölçeklenir; bu yapıyı her küçük okul için takviye okulu araç setinde ortaya koyuyoruz, tek sınıf öğretim ayrıntısı ise Kur'an kursu öğretmenlerinin sınıflarını WhatsApp olmadan nasıl yönettiğinde yaşıyor.

İlgili okuma: Hafız Mehmet Demirci'nin 40 öğrencinin takibini WhatsApp'tan Bitir'e nasıl taşıdığı ve Kur'an kursu öğretmenleri sınıflarını WhatsApp olmadan nasıl yönetir.