Rozet, Kuşak ve Başarı Programlarını Kâğıt Defter Olmadan Nasıl Takip Edersiniz?

Türkiye'de Uluslararası Gençlik Ödülü adıyla yürütülen Duke of Edinburgh programının Bronz kademesi, 14 yaşındaki bir katılımcıdan üç ayrı alanda en az üçer ay, birinde de altı ay boyunca devam etmesini ister; kamp henüz bu hesaba dahil bile değildir. Katılımcı başına yıla yayılmış asgari 39 haftalık kayıt demek bu. Kaydı tutanlar ise o genci çarşamba akşamları iki saat gören gönüllüler. Zor olan gereklilik değil, kayıt.

Başarı programları neden gereklilikte değil kayıtta çöker?

Çünkü gereklilik bir kez yaşanır, kayıt ise ondan sonra olan her şeye dayanmak zorundadır.

Bir yavrukurt oymağındaki kademeli rozeti düşünün. Bir çocuk ekimde, ayda iki kez gelen bir yardımcı liderin gözü önünde 25 metre yüzer. Yüzme tartışmasızdır. Bunun yazılıp yazılmadığı, notun ocak ayındaki lider değişikliğinden sağ çıkıp çıkmadığı ve rozet mart ayında gündeme geldiğinde kimsenin onu bulup bulamadığı ise programın gerçekten yaşadığı ya da öldüğü yerdir.

Kademeli program yürüten kulüplerde aynı üç arıza tekrar tekrar karşımıza çıkıyor.

• Kayıt kurumda değil kişide durur. Bir defter, imza föyünün telefonla çekilmiş fotoğrafı, tek bir bilgisayardaki tablo. O gönüllü gelmeyi bıraktığında kanıt da gelmeyi bırakır.
• Kaydedilen birim fazla büyüktür. Kulüpler rozetin içindeki gereklilikleri değil rozetin kendisini işaretler; bu, kaydı denetlenemez hâle getirir ve eğitmeni aylarca öncesini hafızadan yeniden kurmaya zorlar.
• Hiçbir şeyin tarihi yoktur. Gençlik programlarındaki gerekliliklerin en yaygın türü süreye dayalı olanlardır ve en az kanıtlananlar da onlardır, çünkü "bu çocuk bütün yıl geldi" bir kayıt değildir.

Konuştuğumuz eğitmenler aynı cümlenin bir versiyonunu sık kuruyor: "Yaptığını biliyoruz. Hangi hafta yaptığını ispatlayamıyoruz, değerlendirici ise haftaları istiyor."

Rozeti mi kaydetmeli, kanıtı mı?

Her seferinde kanıtı, üstünde tarihiyle.

Bir ödül kaydının saklamaya değer olup olmadığını belirleyen tek tasarım kararı budur. Rozet adının yanındaki tik, bir karara varıldığını kaydeder. O kararın neye dayandığını kaydetmez; dolayısıyla bir veli çocuğuna neden ödül verilmediğini sorduğunda ya da dışarıdan bir değerlendirici altındaki ayrıntıyı istediğinde ilk anda çöker.

Her ödülü yılın başında bir kez, programın kendi tanımladığı en küçük birime ayırın. Karate kulübünde bu bir müfredat satırı, bir kata ya da son sınavdan bu yana katılınan ders sayısıdır. Müzik kursunda bir gam grubu, bir parça ya da bir teori sınavıdır. ABRSM kendi kademeli sınavlarında bu bağımlılığı açıkça yazar: bir öğrenci, önce 5. seviye müzik teorisini ya da kabul edilen bir alternatifini geçmeden 6., 7. veya 8. seviye icra sınavına giremez. Böyle bir ön koşulu sınav başvurusu penceresinde keşfetmek yerine kayıtta tutmak gerekir.

Birimler bir kez tanımlandığında eğitmenin haftalık işi evrak olmaktan çıkıp değerlendirmeye dönüşür. Bitir'de bunu görev bileşeni sıradan biçimde yapar: her gereklilik bir görev, program tarih koyuyorsa bir son tarih ve üye bazında, birinin yazmaya vakit bulduğu günü değil işaretlendiği günü taşıyan bir tamamlama kaydı. Rozet artık aritmetiktir.

Bir uyarı. Ayrıştırmayı programın istediğinden daha ince yapmayın. Altı satırlık bir rozeti 40 kalemlik takibe çeviren bir oymak, ödül kurumunun hiç istemediği bir işi kendisi icat etmiştir ve gönüllüler üçüncü haftada bırakır.

Rozet ilerlemesi bütün gruba görünmeli mi?

Hayır. Kulüplerin kendi yazılımı tarafından en sık yanlış yöne ikna edildiği yer de burası.

Sıralama tabloları, duvar çizelgeleri ve ortak ilerleme panoları motivasyon diye pazarlanır. Zaten önde olanı motive ederler. Geride kalanlar için, ki çoğu oymakta bu evde en az desteği olan üyeler demektir, görünür bir sıralama her hafta eğlence için katıldıkları bir işte kaybettiklerini söyler. Ailesi kamp ücretini karşılayamayan ya da evdeki bakım sorumluluğu yüzünden üç hafta gelemeyen bir çocuğun koşulları, emekmiş gibi gruba ilan edilir.

Biz tersini savunuyoruz: ilerleme özel, tören açık. Her üyenin toplamı o üyeye, velisine ve eğitmene görünür. Grup ödülü, herkesin önünde verildiği anda görür; motivasyon işini zaten hep o an yapıyordu. Kilometre taşlarını zorlama hissettirmeden kutlama rehberimiz o anın nasıl kurulacağını anlatıyor.

Dürüst bir istisna var. Herkesin katkı verdiği ortak hedefler, örneğin bir oymağın grup ödülü için 300 saatlik toplu gönüllülük hedefi, açıkta gayet iyi çalışır; çünkü içinde kimse sıralanmaz.

Gerçek bir grupta bu nasıl görünür?

Aylin Doğan, İzmir Karşıyaka'da salı akşamları 34 kişilik bir yavrukurt oymağı yürütüyor; dört yetişkin gönüllüsü var, ikisi ayda bir geliyor. Oymakta aynı anda 11 rozet açık ve güz döneminde takip edilecek 374 ayrı gereklilik satırı var. Aylin kurulumu eylülde bir akşamda yaptı.

1. Oymağa bir özel grup, velilere bir özel grup. Veli grubu lojistik ve ödül törenlerini taşıyor. Çocuklara dönük içerik oymak grubunda kalıyor ve her iki grupta da en az iki yetişkin var; gençlik gruplarında güvenli iletişim rehberindeki kural bu.
2. Açık her rozet üye başına bir hedef. Program izin verdiği ölçüde çocuğun kendi cümlesiyle yazılıyor, böylece bir yavrukurt müfredat PDF'i okumadan ne üzerinde çalıştığını biliyor.
3. Her gereklilik bir görev. O akşam, kim gördüyse o lider tarafından, gerçekleştiği tarihle işaretleniyor.
4. Yoklama her hafta alınıyor. 40 saniye sürüyor ve programdaki süreye dayalı bütün gereklilikleri kimse ayrı bir not yazmadan kanıtlıyor.
5. Yardımcı liderlerin rolü sınırlı. Kendi altı çocuğu için yoklama alabiliyor ve gereklilik tamamlayabiliyorlar. Kişiye özel notları ve iletişim bilgilerini göremiyorlar; bu onları da üyeler kadar koruyor.
6. Tören gecesi bir gönderi, tablo değil. Aylin ödülleri aynı akşam isimleriyle veli grubuna yazıyor, bireysel ilerleme geri kalan zamanda özel kalıyor.

Aylin'in ilk fark ettiği şey idari zaman tasarrufu olmadı. Yarım kalmış rozetlerin görünmez olmaktan çıkmasıydı. Bir gerekliliğe kalan iki yavrukurt, mayıstan beri o tek gerekliliğe kalmıştı ve kimsenin haberi yoktu.

Bir üye üst gruba geçtiğinde ya da bir lider ayrıldığında ne olur?

İkisi de olağan olaylardır ve kâğıt ikisini de kötü karşılar.

Yavrukurttan izciliğe ya da bir kuşak müfredatından diğerine geçen bir üye, yeni liderin boş defterinden başlamak yerine tamamladığı kaydı yanında taşımalı. Kişiye özel geçmişi gruba değil üyeye bağlı tutun ki devralan grup neyin ne zaman onaylandığını okuyabilsin.

Lider değişimi daha zor olan durum ve bunların hiçbirini kişisel bir cihazda tutmamanın asıl gerekçesi de bu. Gençlik kuruluşlarında gönüllü sirkülasyonu yapısı gereği yüksektir, çünkü liderlerin çoğu kendi çocuğu yaş grubundan çıkınca ayrılan velilerdir. Kayıt kulübe ait olduğunda ayrılan liderin erişimi son akşamı kapanır ve yazdığı her şey grupta kalır. Aynı ilke genel olarak ilerleme takibi için de geçerli; gruplar için ilerleme takibi rehberimiz konuyu ayrıntılandırıyor.

Hazır oradayken saklama süresini de yazın. Üç yıl önce ayrılan bir üyenin ödül kanıtı, silmek kimsenin görevi olmadığı için sonsuza kadar durmak zorunda değil.

İlgili okumalar: Ankara'da bir basketbol kulübünün yaş gruplarını nasıl ayırdığı ve Ankara'da bir müzik okulunun seviye takibini nasıl dijitalleştirdiği.