İK müdürü Cansu Erdem, işe alım oryantasyonunu Bitir'e taşıdı — 30. gün memnuniyeti 6,1'den 8,7'ye çıktı

Gallup'a göre çalışanların yalnızca %12'si kuruluşlarının yeni işe alımları iyi başlattığını düşünüyor — ve Cansu Erdem büyüyen bir yazılım şirketinde bu %12'nin dışında kalmanın maliyetini her ay ödüyordu. İstanbul Maslak'taki Momentum Yazılım'da 120 kişilik ekibi bir yılda 200'e ölçekleyen İK müdürü Cansu, her ay dört ile sekiz arası yeni çalışanı işe alıyor ama her birini ayrı ayrı başlatıyordu. Aylık grubu tek bir Bitir kohortuna taşımak 30. gün oryantasyon memnuniyetini 6,1'den 8,7'ye çıkardı.

Nereden başladı

Cansu, on yıllık İK deneyiminin ardından Momentum Yazılım'a şirket 90 kişiyken katıldı. Bir yıl içinde ekip 200'e doğru büyüyordu ve işe alım artık tek tek değil, aylık gruplar hâlinde geliyordu.

Sorun işe alım sayısı değildi — süreçti. Oryantasyon yıllar içinde dağınık biçimde birikmişti.

• Yarısı güncel olmayan bir dizi Notion sayfası; yeni çalışanlar doğru olanı bulmak için başkalarına sormak zorunda kalıyordu.
• Her ekibin kendi Slack kanalı ve "hoş geldin" mesajları; ilk hafta boyunca herkes farklı bir yerden bilgi topluyordu.
• Cansu'nun her yeni gruba tekrar tekrar anlattığı, hiçbir yerde tam yazılı olmayan şeyler — izin sistemi, masraf süreci, kime ne zaman sorulur.

Her ay aynı ilk hafta anlatımını beş kez veriyordu ve bir işe alım sessizce geri kaldığında bunu görmesinin bir yolu yoktu. En çok da bu son nokta canını sıkıyordu.

Kırılma noktası

Bir çeyrek meseleyi netleştirdi. Nisan grubunda altı kişi başladı; ilk gün heyecanlıydılar, ama üçüncü haftaya kadar ikisi sessizleşmişti.

İçlerinden biri — güçlü bir teknik geçmişi olan, gerçekten yetenekli bir geliştirici — geliştirme ortamını tek başına kuramadığı için ilk göreve haftalarca başlayamadı ve kimseye sormaya çekindi. Cansu bunu ancak yöneticisi "bu kişi hâlâ ısınıyor" dediğinde fark etti; oysa çoktan geç kalınmıştı.

"Doğru insanları işe alıyorduk ve sonra onları ilk ayın sisinde kaybediyorduk," diyor Cansu. "Nisan'da sessizleşen geliştirici yeteneksiz değildi — benim için görünmezdi. Takıldığını, ona ulaşmak için çok geç olana kadar göremedim; ve ilk aydaki o güven bir kez kırılınca geri kazanması aylar alıyor."

Bitir'de ne kurdu

Cansu oryantasyonu tek bir özel Bitir kohortu olarak yeniden kurdu; tek amacı vardı: dağılmış bir süreci, kendisini beş kişiyi kovalayan birine dönüştürmeden görünür ve tekrarlanabilir kılmak. Yapı, grup oryantasyonu rehberimizde ortaya koyduğumuz mantığı izliyor — işe alım grubunu paralel birebir süreçler değil, tek bir kohort olarak ele alın.

1. Aylık grup başına tek bir özel kohort. Belirli bir ayda başlayan herkes tek bir kapalı alanda; dağınık Notion ve Slack kanallarının yerini aldı, her haftanın planı gömülmek yerine sabitlendi.
2. Sabitlenmiş bir "Buradan başla" gönderisi. Yeni çalışanın ilk gördüğü şey: altı haftanın nasıl göründüğü, rehberinin kim olduğu ve bugün yapılacak tek şey. Wiki içinde arama yok.
3. Kişi başına bir 30/60/90 hedefi. Her işe alım 30, 60 ve 90. gün için kendi sonucunu yazar — örneğin "üretime ilk küçük düzeltmeyi göndermek" — kendisine ve Cansu'ya görünür, tüm gruba değil.
4. Haftalık bir check-in. Üç soru, doksan saniye: ne bitirdin, neye takıldın, benden neye ihtiyacın var. Cansu kişi başına bir görünüm görür, böylece sürüklenen biri bir hafta içinde ortaya çıkar.
5. Haftaya bağlı ödevler ve bir rehber. Her haftanın işi son tarihli ayrı görevler olarak gider; her işe alım, raporlama hattının dışından bir rehberle eşleştirilir ve ücret ya da geride hissetme gibi açıkta sorulmayan sorular için Cansu'yla özel bir birebir dizisi vardır.

Rehberler kohorta yönetici değil, dar bir ek hak kümesiyle yardımcı olarak eklendi — rollerdeki mantığın aynısı: yardımcının işi karşılamaya yetecek kadar yetki, fazlası değil.

Sayılarda ne değişti

Cansu son dağınık-süreçli grubunu ilk tam Bitir kohortuyla karşılaştırdı; her biri altı yeni çalışanla başladı.

Memnuniyet puanı yeni çalışanların kendi beyanıdır ve Cansu onu uygun bir ihtiyatla ele alır, ama check-in'lerde gördükleriyle aynı yönde hareket etti: insanlar daha erken katkı veriyor, daha az takılıyordu. En çok güvendiği rakam ilk katkıya kadar geçen süredir, çünkü doğrudan sayılır.

Değişimi sıralamasıyla şuna bağlıyor:

1. Sabitlenmiş plan ve haftaya bağlı ödevler, oryantasyonu bir bilgi avından net bir sıraya çevirdi; kimse artık ilk haftayı doğru Notion sayfasını arayarak geçirmiyordu.
2. Kişi başına görünüm, sessiz bir işe alımı bir hafta içinde yüzeye çıkardı; böylece üçüncü hafta takılması bir salı mesajına döndü, bir ay sonraki bir devamsızlığa değil.
3. Kendi belirledikleri 30/60/90 hedefleri, ilk aya işe alımın sahiplendiği bir yön kattı — tepeden verilen bir kontrol listesi değil.

İK'ya ilk ay boyunca sorulan tekrar eden soru haftada yaklaşık 40'tan 12'ye indi, çünkü bir kişi masraf sürecini sorduğunda cevabı sabitlenmiş plandan altı kişi birden görüyordu.

Başka bir İK ekibine ne söylerdi

Cansu'nun büyüyen şirketlerdeki diğer İK yöneticilerine tavsiyesi net.

• Zayıf noktanız nadiren içeriktir; teslimdir. Beş ayrı yerde yaşayan iyi bir oryantasyon, hiçbir yerde yaşamayan bir oryantasyondur.
• Aynı ay başlayanları toplayın. Birebir başlatmak kişisel hissettirir ama her işe alıma ilk iki haftanın biraz daha kötü bir sürümünü verir.
• İlerlemeyi kişi başına ve görünür kılın. Sessizce takılan bir işe alım, bunu göremediğiniz sürece bir sorun değildir — ta ki bir sorun hâline gelene kadar.
• Kohorta bir bitiş verin. Altı haftada kapatın, herkesin 30/60/90 ilerlemesini kısaca gözden geçirin ve bir sonraki grup temiz başlasın.

Kohort kapandığında yöneticilerle paylaştığı özet için Cansu artık küçük ekipler için OKR rehberimizdeki mantığı ödünç alıyor — birkaç net sonuç, her hafta canlı tutulan, çeyrek sonunda bir kez bakılan değil.

Sırada ne var

Cansu aynı yapıyı satış ve destek ekiplerinin işe alım gruplarına genişletiyor ve ikinci bir İK uzmanını paralel bir kohort yürütmesi için eğitiyor. Kişi başına görünüm, bir grubu iş parçacığını kaybetmeden devretmeyi kolaylaştırıyor.

İlgili okuma: grup oryantasyonu: yeni çalışanları ortak bir programla birlikte nasıl başlatırsınız ve yöneticiler ekipleri için hesap verebilirlik gruplarını nasıl yürütür.

Bu vaka hakkında bize sorulanlar

Bitir bir İK bilgi sistemi (İKYS) mi?

Hayır. Bitir, bir programı günden güne yürütmek için özel bir grup koçluğu ve iletişim uygulamasıdır — hedefler, check-in'ler, ödevler ve özel mesajlaşma. Bordro, izin bakiyesi ya da özlük kaydı tutan bir İKYS'nin yerini almaz. Cansu onu oryantasyonun etrafındaki yapı ve hesap verebilirlik için kullanır; resmi İK kayıtları mevcut sistemlerinde kalır.

Bitir yeni çalışanların verilerini nasıl özel tutar?

Her işe alımın 30/60/90 hedefi ve haftalık check-in'leri yalnızca o kişiye ve yöneticiye görünürdür, tüm kohorta değil. Grup ortak planı ve ortak soruları görür, başka birinin geride kaldığını değil. Ücret ya da geride hissetme gibi hassas konular, kişiyle Cansu arasındaki özel birebir dizisinde kalır.

Tek bir İK yöneticisi aylık kohortları uygulamadan yürütebilir mi?

Evet. Yönetici kohortun sahibi olarak oturur; her işe alımın hedefi ve haftalık check-in'i görünür, ödevler altı haftalık plana göre zamanlanır ve kayanlar için özel mesajlaşma vardır. Notion, Slack, e-posta ve bellek arasında dağılan her şey, dakikalar içinde okunabilen tek bir alanda toplanır.

Bitir büyüyen bir şirket için ne kadar?

Bitir, küçük özel gruplar yürüten yöneticiler için ücretsizdir; Cansu'nunki gibi tek bir işe alım kohortu yürüten bir ekip dâhil. Çok yöneticili erişim ve kurumsal özelliklerle daha büyük planlar mevcuttur. Rehberli bir tanıtım için İletişim sayfasına bakın.

Bir sonraki işe alım grubunuzu tek bir kohort olarak başlatın

Bir başlangıç planını sabitleyin, her işe alıma bir 30/60/90 hedefi verin ve size kimin takıldığını gösteren iki dakikalık haftalık bir check-in yürütün. Grup başına tek bir özel grup, her ay tekrarlanabilir.

Grubunuzu Başlatın