Gönüllü Nöbet Çizelgesini Grup Sohbetine Yaptırmadan Nasıl Yönetirsiniz?
12 haftalık bir dönemde üç sınıfla çalışan, her sınıfta iki yetişkin bulundurması gereken bir hafta sonu kursu, doldurulması gereken 72 yetişkin slotu demektir. Yardım edeceğini söyleyen 19 kişi varsa bu kişi başına dört oturumdan az eder; bir WhatsApp grubunda planlamayı denemeden önce kolay görünür. İngiltere'de gönüllülüğü ölçen Community Life Survey 2019/20'den bu yana düzenli gönüllülükte bir düşüş kaydediyor; aynı eğilim Türkiye'deki derneklerde de tanıdık. Çoğu kurum aynı sayıda slotu her yıl biraz daha küçülen bir havuzdan dolduruyor.
TL;DR
Bütün dönemi bir kerede planlayın: isimli gönüllüleri isimli tarihlere atayın, taslağı yayımlayın ve sohbete kimin müsait olduğunu sormak yerine herkesin kendi satırını düzeltmesini isteyin. Açık müsaitlik soruları planlama işini bunu yapmaya en az uygun kişilere yıkar ve her boşluğu kişisel olarak koordinatörün sorumluluğunda bırakır. Çizelgeyi, değişim geçmişini ve belge durumunu kurumun sahibi olduğu bir yerde tutun; hassas kısmı iki kişinin sahip olduğu bir rolün arkasına koyun. Bitir çizelgeyi özel bir grup içinde isimli gönüllülere bağlı tarihli görevler olarak taşır, kimin gerçekten geldiğini kaydeder ve koordinatör görevi devrettiğinde bütün geçmişi kurumda bırakır.
Gönüllü çizelgeleri grup sohbetinde neden dağılır?
Çünkü sohbetin cumartesiden kimin sorumlu olduğuna dair hiçbir fikri yoktur.
Aynı örüntü bir izci oymağında, hafta sonu kursunda ve mahalle spor kulübünde tekrarlanır. Koordinatör "bu hafta sonu kim gelebilir?" diye yazar, üç kişi bir saat içinde yanıtlar, dört kişi cuma akşamı yazar, yanıtların ikisi koşulludur ve iş bağlandığında mesaj dizisi 40 mesaj derinliğindedir. Haftaya her şey sıfırdan başlar, çünkü olan bitenin hiçbiri artık okunabilir değildir.
Bundan dört somut arıza çıkar.
- En istekliye en çok yüklenilir. Bildirimleri en hızlı okuyan kişi en çok oturumu üstlenir ve bu, o kişi tükenip ayrılana kadar kimsenin dikkatini çekmez.
- Hiçbir şey bir haftadan uzağa planlanmaz. Vardiyalı çalışan ya da evde bakım sorumluluğu olan gönüllüler 48 saat önceden söz veremez, dolayısıyla yavaş yavaş sorulmaz olurlar.
- Kayıt koordinatörün kafasında durur. O kişi bıraktığında kurum yalnızca çizelgeyi değil, değişim teamüllerini ve kimin hangi belgesinin tamam olduğunu da kaybeder.
- Hassas ayrıntı genel sohbete sızar. Devamsızlık gerekçeleri, belge durumları ve çocuk güvenliğine dair notlar, 25 kişinin geri kaydırıp okuyabildiği bir dizide birikir.
Konuştuğumuz koordinatörler haftalık maliyeti aynı cümleyle anlatıyor: "Cumartesiki iki saat değil mesele. Ondan önceki altı akşam kovalamaca."
Müsaitlik mi sormalı, gün mü atamalı?
Günü atayın, sonra düzeltme isteyin. Bunu net biçimde savunuyoruz ve bu, atama yapmayı fazla iddialı bulan koordinatörlerin çoğunun sezgisine terstir.
Açık bir müsaitlik sorusunun gönüllüden gerçekte ne istediğini düşünün. Bütün dönemi kafasına yükleyecek, çalışma çizelgesiyle aile takvimini karşılaştıracak ve koordinatörün kullanabileceği bir formatta tarih listesi üretecek. Bu bir planlama işidir; oysa o kişi satranç kulübüne yardım etmeye ya da hafta sonu ders vermeye geldi, bir zamanlama problemini çözmeye değil. Çoğu insan bu soruyu kötü ve geç yanıtlar; güvenilmez oldukları için değil, sorunun yanıtı pahalı olduğu için.
Tarihlerin karşısında isimlerin yazdığı bir taslak çizelge bu maliyeti tersine çevirir. Gönüllü kendi adını arar, üç tarih bulur, ikisini onaylar ve "14'ü olmuyor, yerine 21'ini yapabilirim" diye yazar. Bu 90 saniye sürer ve aynı akşam gelir.
Önce-atama yaklaşımını tepeden inme değil adil kılan iki kural var. Kesin müsaitsizlikleri dönem başında, sohbet dizisiyle değil tek bir yapılandırılmış soruyla toplayın. Ve kişi başına düşen nöbet sayısını çizelgeyle birlikte yayımlayın ki dağılım içindeki herkese görünür olsun.
Gönüllü deneyimini inceleyen NCVO Time Well Spent araştırması hep aynı temaya iniyor: insanlar taahhüdün esnek olduğu ve zamanlarının iyi kullanıldığını hissettikleri yerde kalıyor. Altı hafta öncesinden yayımlanan, yerini değiştirmenin açık bir yolu olan bir çizelge esnekliktir. Grup sohbetine atılan haftalık çağrı, koordinatörün tarafından öyle hissettirse de değildir.
İşleyen bir çizelge pratikte nasıl görünür?
Sevgi Batur, Bursa'da bir dernek çatısı altında yürüyen hafta sonu kursunda 19 gönüllüyü koordine ediyor. Kurs, 12 haftalık dönem boyunca cumartesi 10.00 ile 12.30 arasında üç sınıfta 84 çocukla çalışıyor. Gönüllülerin altısı öğretmen, geri kalanı veliler ve gönüllülük saatlerini dolduran iki lise öğrencisi. İki dönem kovalamacadan sonra kurduğu yapı şöyle.
- Gönüllü ekibine veli grubundan ayrı bir özel grup. Çizelge trafiği velilere ulaşmıyor, veli soruları da çizelgeyi gömmüyor.
- Bütün dönem sıfırıncı haftada yayımlanıyor. Her oturum, isimli bir gönüllü ve bir sınıfla birlikte tarihli bir slot olarak bütün ekibe görünüyor.
- Değişim Sevgi üzerinden değil, gönüllüler arasında oluyor. Kural yazılı: ekip listesinden kendi yerine gelecek kişiyi bul, sonra slotu güncelle. Sevgi'ye sorulmuyor, otomatik olarak bilgi gidiyor.
- Her hafta iki isimli yedek. "Grup" değil, çünkü grup demek kimse demektir. Yedekler dönüşümlü, böylece her cumartesi aynı iki kişi tetikte olmuyor.
- Yoklama çocuklar kadar yetişkinler için de alınıyor. Saniyeler sürüyor ve bir denetimde sorulan yetişkin-çocuk oranı sorusunu, kimse dönemi hafızadan kurmadan yanıtlıyor.
- Belge durumu koordinatör rolünün arkasında. Sevgi ve bir yardımcısı görebiliyor. Başka kimse göremiyor ve bu konu hiçbir sohbette geçmiyor.
Bitir'de bunun için özel bir araca gerek yok, sıradan bileşen işi. Çizelge, gönüllü grubunun içinde tarihli ve isimli sahipleri olan görevler; yedek listesi dönem başında bir anket; yoklama yetişkin defterini tutuyor; rol düzenleyici de hassas alanları kimin göreceğine karar veriyor. Grup içindeki roller rehberimiz bu izin ayrımını ayrıntılandırıyor.
Sevgi'nin ilk fark ettiği şey idari zaman tasarrufu olmadı. Ekibin kenarına düşmüş iki gönüllünün geri dönmesiydi; çünkü önceden yayımlanan bir çizelge, vardiyalı çalışan birinin gerçekten evet diyebileceği bir şey.
Gönüllüleri ilk dönemden sonra nasıl tutarsınız?
Sayarak ve sayıyı ekibin içinde görünür kılarak.
Sayan hemen her koordinatör, hiç tasarlamadığı bir dağılım buluyor. 19 kişilik bir ekipte sık görülen biçim şu: dört kişi oturumların yarısından fazlasını, sekiz kişi birer tanesini karşılıyor. Bunu kimse planlamadı. Bu, bir dönem boyunca biriken "sohbete en hızlı kim yanıt verdi" aritmetiğidir ve nisan gelmeden sessizce gelmeyi bırakacak kişinin en güvenilir habercisidir.
Üye bazında tutulan nöbet kaydı bunu kimsenin şikâyet etmesine gerek kalmadan düzeltir. Koordinatör yeni dönemin planlamasını gerçek sayılarla açar, yükü bilerek dağıtır ve en çok yüklenen dört kişiye neyi daha az yapmak istediklerini sorar.
İşin diğer yarısını kurumlar atlıyor. İnsanlara dönem sonu toplu mesajıyla değil, yaptıkları somut bir iş için adlarıyla ve gönüllü grubunun içinde teşekkür edin. Kilometre taşlarını zorlama hissettirmeden kutlama rehberimiz yetişkinler için en az üyeler için olduğu kadar geçerli.
Koordinatör görevi devrettiğinde ne olur?
Çizelgenin nerede duracağına karar veren asıl durum bu ve kişisel bir tablo dosyasının, işe yarıyor olsa bile neden yanlış yanıt olduğunun gerekçesi de bu.
Topluluk gruplarında gönüllü koordinatörleri genellikle kendi çocuğu yaş grubundan çıkınca bırakır; yani rol öngörülebilir bir döngüyle el değiştirir ve devir neredeyse her zaman alttaki ayrıntıyı hiç görmemiş birine yapılır. Çizelge, değişim geçmişi, müsaitsizlik notları ve belge kaydı tek bir kişinin bilgisayarında ve e-posta kutusunda duruyorsa, gelen koordinatör boş sayfadan başlar ve ekip bir dönemini kendini yeniden anlatarak geçirir.
Dördünü de kurumun sahibi olduğu bir grupta tutun. Ayrılan koordinatörün erişimi devir günü kapanır, kayıt kalır ve hassas alanlar e-postayla dolaştırılmak yerine aynı rolün arkasında durmaya devam eder. Aynı ilke gençlik kuruluşlarının yazdığı her şey için geçerli; gençlik gruplarında güvenli iletişim rehberimiz bunu anlatıyor.
Hazır oradayken saklama kuralını da yazın. Dört yıl önce ayrılan bir gönüllünün devamsızlık notlarının, silmek kimsenin görevi olmadığı için süresiz durması gerekmiyor.
Gönüllü koordinatörlerinin sorduğu sorular
Topluluk grupları gönüllü nöbet çizelgesini nasıl yönetir?
Bütün dönemi bir kerede, isimli kişileri isimli tarihlere atayarak; sonra da değişimi o kişilerin kendi aralarında yapmasına izin vererek. Grup sohbetine "bu cumartesi kim müsait?" diye sormak, aynı üç güvenilir gönüllünün kazandığı bir yarış üretir ve boş kalan her günü kişisel olarak koordinatörün sırtına yükler. Kurumun sahibi olduğu özel bir grup uygulamasında tutulan, her oturumun isimli bir gönüllüye bağlı tarihli bir slot olarak göründüğü çizelge, nöbeti haftalık pazarlık olmaktan çıkarıp üç hafta öncesinden okunabilen bir plana çevirir.
Gönüllülere müsaitlik mi sormalı, yoksa gün mü atamalı?
Günü atayın, sonra düzeltme isteyin. Açık müsaitlik soruları planlama işini, bir zamanlama problemini çözmek için değil etkinliğe yardım etmek için gelmiş insanların üzerine yıkar ve yanıtlar beş güne yayılıp kullanılamaz bir düzende gelir. Tamamı yayımlanan bir taslak çizelge ise dakikalar içinde kontrol edilir, çünkü gönüllünün yalnızca kendi adını araması yeterlidir. Kesin olarak müsait olunmayan tarihleri dönem başında bir kez toplayın ve çizelgeyi onların etrafına kurun.
Gönüllü çizelgesini kimler görebilmeli?
Çizelgede adı geçen herkes tamamını görmeli, gönüllü ekibinin dışındaki hiç kimse arkasındaki notları görmemeli. İsimler ve tarihler, gönüllülerin aracı olmadan yer değiştirmesini sağlayan sıradan operasyonel bilgidir. Adli sicil ve onay durumu, çocuk güvenliği notları, devamsızlık gerekçeleri ve iletişim bilgileri değildir; bunlar yalnızca koordinatörün ve bir yardımcısının sahip olduğu bir rolün arkasında durmalıdır. Rol bazlı izinleri olan bir grup uygulaması bu ikisini temiz biçimde ayırır, ortak bir tablo dosyası ayıramaz.
Her oturumu aynı gönüllülerin yapmasını nasıl önlersiniz?
Kişi başına düşen nöbet sayısını sayın ve bu sayıyı ekibe açıklayın. Çoğu koordinatör, hiç istemediği bir dağılım bulur: dört kişi oturumların yarısından fazlasını, sekiz kişi birer tanesini karşılamaktadır. Üye bazında tutulan nöbet kaydı bunu kimsenin şikâyet etmesine gerek kalmadan görünür kılar ve koordinatöre, en çok yüklenen gönüllüler sessizce gelmeyi bırakmadan önce yeni dönemi daha dengeli dağıtmak için somut bir dayanak verir.
Gönüllüler için hangi belgeler kayıt altında tutulmalı?
Çocuklarla düzenli olarak çalışan gönüllüler için kurumların istediği belgeler çoğunlukla adli sicil belgesi ve imzalı bir gönüllülük sözleşmesidir; nadiren gelen ve her zaman bir yetişkin gözetiminde çalışan yardımcılar için kurumun kendi kuralı belirleyicidir. Asıl mesele belgenin kendisi değil, nerede durduğudur. Bu kayıtları koordinatörün e-posta kutusunda değil kurumun sahibi olduğu bir yerde tutun ve genel gönüllü sohbetinin dışında bırakın.
Haftalık çağrıyı değil, dönemi yayımlayın
İsimli gönüllülere bağlı tarihli slotlar, ekibin aracı olmadan yapabildiği değişimler, oran sorusunu yanıtlayan yetişkin yoklaması ve yalnızca iki kişinin gördüğü belge alanları. Koordinatör görevi devrettiğinde çizelge kurumda kalır.
Grubunuzu Kurun