Kulüp Gönüllülerinde DBS Kontrolü: Kimin İhtiyacı Var, Hangi Seviye, Nasıl Takip Edilir

İngiltere'de adli sicil ve yasaklılık kontrollerini yapan Disclosure and Barring Service'in (DBS) verdiği belgenin resmi bir son kullanma tarihi yoktur ve gönüllüler için kontrol ücretsizdir. Küçük kulüplerdeki karmaşanın çoğunu bu iki gerçek açıklar: kimse kontrol için para ödemediği için kimse onu sahiplenmez ve hiçbir şey kimseye ona yeniden bakmasını hatırlatmaz.

Hangi gönüllünün hangi DBS kontrolüne ihtiyacı var?

Yasanın sorduğu soruyla başlayın: bu kişi düzenlenmiş faaliyette mi?

İngiltere ve Galler'de çocuklar söz konusu olduğunda düzenlenmiş faaliyet; sık yapıldığında, yani haftada bir veya daha sık, herhangi bir 30 günlük dönemde dört ya da daha fazla gün veya gece 02.00 ile 06.00 arasında yapıldığında, çocuklara ders vermeyi, antrenman yaptırmayı, eğitim vermeyi, onlara bakmayı ya da göz kulak olmayı kapsar. Bunu, kendisi de kontrolden geçmiş birinin makul gündelik gözetimi olmadan yapan bir gönüllünün çocuklar yasaklılar listesi kontrolü dahil kapsamlı DBS kontrolüne ihtiyacı vardır. En önemli kısım yasaklılar listesidir, çünkü yasaklı bir kişinin düzenlenmiş faaliyet yapmasına izin vermek kulüp için suçtur.

Bunun altında, düzenli ama gözetim altında yardım eden herkes vardır: baş antrenör izlerken ısınmayı yaptıran veli, minibüsteki ikinci yetişkin. Bunlar yasaklılar listesi olmadan kapsamlı kontrole uygundur. Yasa kulübü bunu istemeye zorlamaz, ama bize göre her kulüp istemeli, çünkü "gözetim altında" zamanla kayar. Eylülde hep antrenörün yanında duran yardımcı veli, şubata gelindiğinde salı grubunu tek başına yürütüyordur.

Dönemde bir kez yardım eden, yaz şenliğinde çekiliş bileti satan bir veli gibi kişilerin hiçbir kontrole ihtiyacı yoktur. 16 yaşından küçükler de başvuru yapamaz. Emin olmadığınız bir görev için hükümetin DBS uygunluk aracı adım adım yol gösterir. İskoçya ve Kuzey İrlanda kendi sistemlerini Disclosure Scotland ve AccessNI üzerinden yürütür.

Gönüllüler DBS kontrolü için ücret öder mi?

Hayır. Disclosure and Barring Service, gönüllü tanımına uyan herkes için standart ve kapsamlı kontrollerden ücret almaz: yol ve cepten yapılan masraflar dışında karşılık almamak ve işi yakın bir akraba dışında biri için yapmak. Seans başına 20 sterlin alan bir antrenör, kulüpteki herkes onu gönüllü olarak görse bile bu amaçla gönüllü sayılmaz.

Küçük kulüpler kapsamlı kontrolleri doğrudan gönderemez. Başvurular ulusal spor federasyonu, ilçe spor ortaklığı, kilise bölgesi ya da ticari bir aracı kuruluş üzerinden gider ve bunların bir kısmı işlem ücreti alır. Sizinkinin ne kadar aldığını, yeni bir yardımcı beklerken değil, sezon başlamadan sorun.

Bir kulüp ne sıklıkla yeniden kontrol etmeli?

Üç yılda bir. Bizim kuralımız bu ve FA'nın amatör futbol gönüllüleri için kullandığı da dahil olmak üzere birçok spor federasyonunun zaten uyguladığı döngü de bu.

Belgenin kendisi hiç sona ermediği için tarihi kulübün sahiplenmesi gerekir. Bunun en ucuz yolu, gönüllüler için ücretsiz olan DBS Update Service'tir. Gönüllü, belge düzenlendikten sonraki 30 gün içinde kaydolur ve o andan itibaren kulüp, gönüllünün onayıyla, yeni bir şey eklenip eklenmediğini gösteren çevrimiçi bir durum kontrolü yapabilir. Bu bir dakika sürer ve yepyeni bir başvurunun yerini tutar. Her yeni gönüllüden, belge geldiği hafta kaydolmasını isteyin. 30 günlük süreyi kaçırırlarsa, katılmak için yeni bir kontrole ihtiyaçları olur.

Başka bir kuruluştan alınmış bir belge de doğru seviyede ve çocuk iş gücü kapsamındaysa ve gönüllü Update Service'e kayıtlıysa aynı şekilde kabul edilebilir. Update Service yoksa, belgeyi basıldığı günün bir fotoğrafı olarak görün ve kendi başvurunuzu yapın.

Kulüp gerçekte neyi kaydetmeli?

Gönüllü başına beş şey, fotokopi yok.

• Kontrol seviyesi (kapsamlı ya da çocuklar yasaklılar listesi dahil kapsamlı)
• Belge numarası ve düzenlenme tarihi
• Kulübün belgeyi gördüğü tarih ve kimin gördüğü
• Gönüllünün Update Service'e kayıtlı olup olmadığı ve son durum kontrolünün tarihi
• Yeniden kontrol tarihi

DBS uygulama kuralları, belge bilgilerinin yalnızca gerektiği kadar, genellikle altı aydan fazla saklanmamasını söyler. Çocuk koruma sorumlusu belgeyi görüp kararı kaydettikten sonra kulübün kâğıdı tutmak için bir nedeni kalmaz. Taranmış belgelerle dolu bir çekmece bir çocuk koruma kaydı değil, bir veri koruma riskidir.

Bu listeyi yalnızca çocuk koruma sorumlusu ve bir yönetim kurulu üyesi daha görsün, başka kimse görmesin. Üye kayıtları rehberimiz, çocukların iletişim ve sağlık bilgileri için aynı ilkeyi anlatıyor.

Gerçek bir kulüpte bu nasıl görünür?

Birmingham'da havuz kenarında antrenörlük, kronometre görevi ve yarış ekibi arasında dağılmış 31 yetişkin gönüllüsü olan bir çocuk yüzme kulübü, Northfield Stingrays'i düşünün. Ocak ayında yeni çocuk koruma sorumlusu, kulübün DBS listesinin en son 2022'de düzenlenmiş bir tablo olduğunu fark ediyor: 19 isim, bunlardan dördü artık kulüpten ayrılmış kişiler ve hiçbir yeniden kontrol tarihi yok.

Mevcut 31 gönüllüyü üç gruba ayırıyor. On bir havuz kenarı antrenörü ve eğitmeni her hafta gözetimsiz çalışıyor, bu yüzden yasaklılar listesi kontrolüne ihtiyaçları var. Sekiz yardımcı bir antrenörün yanında çalışıyor ve yasaklılar listesi olmadan kapsamlı kontrolden geçiyor. On iki kronometre görevlisi ve yarış gönüllüsü, tribünde velilerle birlikte blokların arkasında oturuyor ve hiçbir kontrole ihtiyaçları yok. Ardından on bir antrenörden altısının belgesinin üç yıldan eski olduğunu ve bu altı kişiden yalnızca ikisinin Update Service'e kayıtlı olduğunu görüyor. İki hızlı durum kontrolü, Swim England üzerinden dört yeni başvuru ve antrenörler dönem arası tatiline kadar onaylanıyor.

Asıl değişiklik, gönüllü kayıt formuna eklediği kural: doğru seviyede kaydedilmiş bir kontrolü olmayan hiç kimse bir seansın nöbet çizelgesine yazılmaz. Gönüllü nöbet çizelgesi rehberimiz bu kuralın nereye oturduğunu gösteriyor.

DBS kontrolü bir gönüllüyü güvenli kılar mı?

Hayır ve bunu böyle gören bir kulüp asıl noktayı kaçırmıştır. Bir kontrol yalnızca kayda geçmiş olanı gösterir. Hiç yakalanmamış biri hakkında hiçbir şey söylemez.

Bu yüzden kontrol, birkaç katmandan yalnızca biridir: gözetimsiz çalışan herkes için referans, bir davranış kuralları metni, mümkün olduğunda iki yetişkin, makul yetişkin-çocuk oranları ve çocukların ve velilerin nasıl ulaşacağını bildiği bir çocuk koruma sorumlusu. Konuştuğumuz çocuk koruma sorumluları bunu genellikle şöyle ifade ediyor: "Kontrol bana kimi alamayacağımı söylüyor. Kime güvenebileceğimi söylemiyor."

Bitir kulüplerin takip etmesine nasıl yardımcı olur?

Bitir'de her gönüllünün, görünürlüğü role göre sınırlanan bir profili vardır; böylece çocuk koruma sorumlusu beş alanlık kontrol kaydını antrenörlerin ve velilerin hiç görmediği bir yerde tutabilir. Yeniden kontrol, gönüllüye bağlı tarihli bir görev olarak durabilir ve birinin hafızasında yaşamak yerine zamanı geldiğinde görünür. Her seansı kimin yöneteceğine roller karar verdiği için, yoklamayı yürüten antrenör de çocuk koruma sorumlusunun zaten onayladığı biridir.

İlgili okumalar: Gaziantep'teki bir cimnastik kulübünün velilerle iletişimini nasıl düzenlediği ve Kayseri'deki bir halk oyunları derneğinin işlerini nasıl düzene soktuğu.